Bewerbungskosten und Assessment als Pilot absetzen

Bewerbungskosten als Werbungskosten

Aufwendungen für die Bewerbung um eine Stelle sind Werbungskosten nach § 9 EStG, weil sie der Erlangung von Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit dienen. Bewirbt sich ein Pilot oder Flugbegleiter bei einer Airline, sind die Kosten des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens beruflich veranlasst und mindern als Werbungskosten das zu versteuernde Einkommen.

Erfasst sind die typischen Kosten eines Bewerbungsverfahrens: die Erstellung und Versendung der Unterlagen, die Reisekosten zu Vorstellungsgesprächen und Auswahltagen sowie die im Verfahren anfallenden weiteren Aufwendungen. Gerade im fliegerischen Bereich sind die Auswahlverfahren aufwendig und mit mehreren Terminen verbunden, sodass sich nennenswerte Beträge ergeben können.

Abziehbar auch bei erfolgloser Bewerbung

Bewerbungskosten sind unabhängig davon abziehbar, ob die Bewerbung erfolgreich ist. Maßgeblich ist die berufliche Veranlassung der Aufwendung im Zeitpunkt ihres Entstehens, nicht der spätere Erfolg. Auch wer ein Auswahlverfahren durchläuft und am Ende nicht eingestellt wird, kann die entstandenen Kosten als Werbungskosten geltend machen.

Entstehen die Kosten bereits vor der ersten Anstellung – etwa bei der Bewerbung um den ersten Arbeitsplatz im Cockpit – handelt es sich um vorweggenommene Werbungskosten. Diese können auch dann angesetzt werden, wenn ihnen noch keine entsprechenden Einnahmen gegenüberstehen; sie können zu einem in spätere Jahre vortragbaren Verlust führen. Der berufliche Bezug zur angestrebten Tätigkeit ist dabei entscheidend.

Reisekosten zu Vorstellung und Assessment

Den größten Posten bilden bei fliegerischen Auswahlverfahren regelmäßig die Reisekosten. Fahrten zu Vorstellungsgesprächen, Assessment-Tagen und Auswahlverfahren werden nach Reisekostengrundsätzen abgezogen – mit der Kilometerpauschale für die tatsächlich gefahrenen Kilometer oder mit den Kosten öffentlicher Verkehrsmittel beziehungsweise Flüge. Hinzu kommen bei längerer Abwesenheit Verpflegungsmehraufwendungen nach den gesetzlichen Pauschalen.

Erfordert ein mehrtägiges Auswahlverfahren eine auswärtige Übernachtung, sind auch die Übernachtungskosten abziehbar. Da die Auswahlverfahren der Airlines häufig an zentralen Standorten stattfinden und mit Anreise und Übernachtung verbunden sind, summieren sich diese Kosten. Eine sorgfältige Aufzeichnung der Reisen mit Datum, Ziel und Zweck sichert den Abzug.

Assessment-Center und Sim-Check

Im fliegerischen Auswahlverfahren spielen Assessment-Center und simulatorgestützte Eignungsüberprüfungen eine zentrale Rolle. Soweit der Bewerber für die Teilnahme an solchen Auswahl- und Eignungsverfahren selbst Kosten trägt – etwa Gebühren für Eignungstests oder simulatorgestützte Auswahlverfahren –, sind diese als beruflich veranlasste Bewerbungskosten abziehbar.

Davon abzugrenzen sind Aufwendungen, die bereits zu den Ausbildungs- oder Lizenzkosten gehören und dort erfasst werden. Die im Rahmen einer Bewerbung anfallenden Auswahl- und Eignungskosten sind hingegen Bewerbungskosten. Trägt der potenzielle Arbeitgeber die Kosten des Auswahlverfahrens selbst, fehlt es insoweit an einer eigenen Aufwendung des Bewerbers, sodass nur die selbst getragenen Kosten ansetzbar sind.

Bewerbungsunterlagen und Nebenkosten

Zu den Bewerbungskosten gehören auch die Aufwendungen für die Bewerbungsunterlagen selbst: die Erstellung von Bewerbungsmappen, Bewerbungsfotos, der Druck und das Porto sowie gegebenenfalls beglaubigte Kopien von Zeugnissen und Lizenzen. Im Zeitalter überwiegend digitaler Bewerbungen sind diese Posten oft gering, im Einzelfall aber dennoch zu berücksichtigen.

Eine feste Pauschale für Bewerbungskosten sieht das Gesetz nicht vor; abziehbar sind die tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Kosten. Es empfiehlt sich daher, auch die kleineren Nebenkosten eines Bewerbungsverfahrens zu erfassen und mit Belegen zu unterlegen, damit sie zusammen mit den Reisekosten vollständig angesetzt werden können.

Erstattung durch den potenziellen Arbeitgeber

Erstattet das Unternehmen, bei dem sich der Pilot bewirbt, die Reisekosten zum Vorstellungsgespräch oder Auswahltag, mindert dies den abziehbaren Betrag entsprechend. Nur die selbst getragenen, nicht erstatteten Kosten sind Werbungskosten. Werden die Reisekosten vollständig erstattet, scheidet insoweit ein Abzug aus.

In der Praxis erstatten Airlines die Kosten von Auswahlverfahren unterschiedlich – teils vollständig, teils anteilig, teils gar nicht. Vor dem Ansatz in der Steuererklärung ist daher zu klären, welche Kosten tatsächlich selbst getragen wurden. Nur dieser Anteil gehört in die Anlage N. Eine etwaige Erstattung ist gegenzurechnen.

Belege und Bewerbungsdokumentation

Für den Abzug sind die Belege der einzelnen Kosten aufzubewahren: Nachweise über Reisekosten und Übernachtungen, Rechnungen für Fotos oder beglaubigte Kopien sowie Belege über etwaige selbst getragene Verfahrensgebühren. Eine Aufstellung der Bewerbungen mit Datum, Unternehmen und angefallenen Kosten erleichtert die Zuordnung und Darlegung.

Auch wenn nicht jede Bewerbung erfolgreich ist, sollte die Dokumentation vollständig geführt werden, da auch erfolglose Bewerbungen abziehbar sind. Eine nachvollziehbare Übersicht über die Verfahren, die durchlaufen wurden, stützt den Abzug und ermöglicht es, bei einer Nachfrage des Finanzamts den beruflichen Anlass und die Höhe der Kosten zu belegen.

Wo die Kosten eingetragen werden

Angestellte beziehungsweise künftig angestellte Piloten und Flugbegleiter tragen die Bewerbungskosten in der Anlage N ein. Die Reisekosten werden bei den Reisekosten erfasst, die übrigen Bewerbungskosten bei den sonstigen Werbungskosten. Entstehen die Kosten in einem Jahr ohne entsprechende Einnahmen, werden sie als vorweggenommene Werbungskosten erklärt.

Führen die vorweggenommenen Werbungskosten zu einem Verlust, kann dieser in spätere Jahre vorgetragen und dort mit Einkünften verrechnet werden. Es lohnt sich daher, auch in einkommenslosen oder einkommensschwachen Bewerbungsphasen eine Steuererklärung abzugeben, um die Kosten festzuhalten und den späteren steuerlichen Vorteil zu sichern.

Zusammenspiel mit dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag

Bei bestehendem Arbeitsverhältnis wirken sich die Bewerbungskosten aus, soweit die gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro (2026) übersteigen. Wer sich aus einer bestehenden Anstellung heraus bei einer anderen Airline bewirbt, addiert die Bewerbungskosten zu den übrigen Werbungskosten des Jahres.

In Phasen ohne nennenswerte Einnahmen – etwa bei der Bewerbung um den ersten Arbeitsplatz – kommt es auf den Pauschbetrag nicht in gleicher Weise an, weil die Kosten als vorweggenommene Werbungskosten zu einem vortragsfähigen Verlust führen können. In beiden Konstellationen lohnt es sich, sämtliche beruflich veranlassten Kosten vollständig zu erfassen.

Häufige Fehler vermeiden

Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass nur erfolgreiche Bewerbungen absetzbar seien – tatsächlich sind auch erfolglose Bewerbungen abziehbar. Ebenso wird der Abzug vorweggenommener Werbungskosten vor der ersten Anstellung oft übersehen, obwohl er zu einem vortragsfähigen Verlust führen kann.

Weitere Fehler sind das Ansetzen vom Arbeitgeber erstatteter Reisekosten, das Vergessen kleinerer Nebenkosten sowie das Fehlen von Belegen und einer Bewerbungsübersicht. Wer alle Verfahren dokumentiert, Erstattungen gegenrechnet und die Belege aufbewahrt, nutzt den Abzug rechtssicher und vollständig.

Bewerbung um den ersten Arbeitsplatz im Cockpit

Für angehende Berufspiloten sind die Kosten der Bewerbung um den ersten Arbeitsplatz von besonderer Bedeutung. Wer nach oder während der fliegerischen Ausbildung Auswahlverfahren bei Airlines durchläuft, trägt häufig erhebliche Reise- und Verfahrenskosten, denen noch keine Einnahmen gegenüberstehen. Diese Aufwendungen sind als vorweggenommene Werbungskosten abziehbar, sofern ein hinreichend konkreter Bezug zur angestrebten Tätigkeit besteht.

Da in dieser Phase oft kein oder nur ein geringes Einkommen erzielt wird, führen die Kosten regelmäßig zu einem Verlust, der in spätere Jahre vorgetragen und mit den ersten Pilotengehältern verrechnet werden kann. Es lohnt sich daher, bereits in der Bewerbungsphase eine Steuererklärung abzugeben und alle Kosten festzuhalten. Die Bewerbungskosten fügen sich damit in die Gesamtbehandlung der Ausbildungs- und Berufseinstiegskosten ein.

Rechenbeispiel: Mehrere Auswahlverfahren

Ein Beispiel verdeutlicht die Größenordnung. Durchläuft ein Bewerber im Jahr mehrere Auswahlverfahren bei verschiedenen Airlines, fallen je Verfahren An- und Abreise, gegebenenfalls eine Übernachtung und Verpflegung an. Bereits wenige mehrtägige Verfahren an entfernten Standorten summieren sich zu einem vierstelligen Betrag, der vollständig als Werbungskosten abziehbar ist – auch für die Verfahren, die zu keiner Einstellung führten.

Übernimmt eine Airline die Reisekosten eines bestimmten Verfahrens, ist dieser Betrag gegenzurechnen, sodass nur die selbst getragenen Kosten verbleiben. Die verbleibenden Bewerbungskosten mindern – bei bestehendem Arbeitsverhältnis zusammen mit den übrigen Werbungskosten oberhalb des Pauschbetrags, in der Einstiegsphase als vorweggenommene Werbungskosten – die Steuerlast. Eine vollständige Erfassung aller Verfahren ist daher bares Geld wert.

Checkliste für den Bewerbungskostenabzug

Für einen rechtssicheren Abzug empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen. Führen Sie eine Übersicht aller Bewerbungen mit Datum, Unternehmen und angefallenen Kosten und sammeln Sie die Belege – Reise- und Übernachtungsnachweise, Rechnungen für Unterlagen und etwaige selbst getragene Verfahrensgebühren. Erfassen Sie auch erfolglose Bewerbungen, da diese ebenfalls abziehbar sind.

Rechnen Sie Erstattungen der Unternehmen gegen und tragen Sie die Reisekosten und sonstigen Bewerbungskosten in der Anlage N ein. Ohne entsprechende Einnahmen erklären Sie die Kosten als vorweggenommene Werbungskosten. So sichern Sie den Abzug und einen etwaigen Verlustvortrag und sind gegen Rückfragen des Finanzamts gewappnet.

Wenn die Bewerbung zum Orts- oder Base-Wechsel führt

Führt eine erfolgreiche Bewerbung zu einer Anstellung an einem anderen Ort, können neben den Bewerbungskosten weitere Werbungskosten entstehen. Insbesondere ein durch den neuen Arbeitsplatz veranlasster Umzug ist als beruflich veranlasster Umzug abziehbar. Bewerbungskosten und Umzugskosten sind dabei getrennt zu erfassen, da sie unterschiedlichen Regeln folgen.

Für Piloten ist diese Konstellation typisch, wenn die neue Stelle mit einer anderen Home Base verbunden ist. Die Kosten des Auswahlverfahrens sind Bewerbungskosten, die anschließenden Umzugskosten richten sich nach den Grundsätzen für beruflich veranlasste Umzüge. Wer beide Bereiche kennt, erfasst die mit dem Stellenwechsel verbundenen Aufwendungen vollständig und ordnet sie den richtigen Positionen der Anlage N zu.

Mehrfachbewerbungen und laufende berufliche Veränderung

Bewerbungskosten fallen nicht nur beim Berufseinstieg an. Auch erfahrene Piloten bewerben sich im Laufe ihrer Laufbahn bei anderen Airlines, etwa um auf ein anderes Muster zu wechseln, die Basis zu verändern oder bessere Bedingungen zu erreichen. Die Kosten dieser Bewerbungen sind ebenso Werbungskosten wie die der ersten Bewerbung, soweit sie beruflich veranlasst und selbst getragen sind.

Bei mehreren Bewerbungen in einem Jahr addieren sich die Reisekosten und sonstigen Bewerbungskosten. Da auch erfolglose Verfahren abziehbar sind, lohnt sich die vollständige Erfassung aller Bewerbungen. Eine fortlaufende Übersicht der durchlaufenen Verfahren stellt sicher, dass kein abziehbarer Posten übersehen wird, und erleichtert die Darlegung gegenüber dem Finanzamt.

Praxis: Dokumentation und Beratung

In der Praxis entscheidet die saubere Dokumentation über den vollständigen Abzug. Führen Sie eine Übersicht aller Bewerbungsverfahren mit Datum, Unternehmen, Reiseweg und Kosten und ordnen Sie die Belege zu. Halten Sie fest, welche Kosten der potenzielle Arbeitgeber erstattet hat, und setzen Sie nur die selbst getragenen Beträge an.

Gerade beim Berufseinstieg, bei vorweggenommenen Werbungskosten und beim Zusammentreffen von Bewerbungs- und Umzugskosten kann eine fachkundige Begleitung sinnvoll sein. Sie sorgt dafür, dass die Kosten der richtigen Position und dem richtigen Jahr zugeordnet werden und ein etwaiger Verlustvortrag gesichert wird. So schöpft das fliegende Personal die abziehbaren Bewerbungskosten vollständig aus.

Verpflegungspauschalen bei Auswahlverfahren

Bei auswärtigen Auswahlverfahren sind neben den Fahrt- und Übernachtungskosten auch Verpflegungsmehraufwendungen nach den gesetzlichen Pauschalen abziehbar. Maßgeblich ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung am jeweiligen Tag; für An- und Abreisetage sowie für mehrtägige Verfahren gelten die im Gesetz vorgesehenen Pauschbeträge. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Verpflegungskosten ist weder erforderlich noch möglich.

Diese Pauschalen kommen unabhängig davon in Betracht, ob die Bewerbung erfolgreich ist. Bei mehreren mehrtägigen Auswahlverfahren summieren sich die Verpflegungspauschalen zu einem nennenswerten Betrag. Es empfiehlt sich, für jedes Verfahren die Abwesenheitszeiten festzuhalten, damit die zutreffenden Pauschalen angesetzt werden können. Zusammen mit Fahrt- und Übernachtungskosten ergibt sich so der vollständige Reisekostenabzug des Bewerbungsverfahrens.

Einordnung in die gesamten Werbungskosten

Bewerbungskosten sind ein Baustein unter den Werbungskosten und entfalten ihre Wirkung im Verbund mit den übrigen beruflichen Aufwendungen. Bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis addieren sie sich zu Lizenz- und Typeratingkosten, Uniform, Medical, Fachliteratur und Reisekosten; erst ihre Summe übersteigt den Pauschbetrag und mindert die Steuer.

In der Berufseinstiegsphase wirken sie als vorweggenommene Werbungskosten und können einen vortragsfähigen Verlust begründen. In beiden Fällen lohnt es sich, sämtliche beruflich veranlassten Kosten vollständig zu erfassen. Der allgemeine Werbungskosten-Ratgeber ordnet die Bewerbungskosten in den Gesamtzusammenhang der Pilotensteuererklärung ein.

Bewerbung bei ausländischen Airlines

Viele Piloten bewerben sich bei ausländischen Airlines, deren Auswahlverfahren im Ausland stattfinden. Die Kosten solcher Bewerbungen – Anreise, Übernachtung, Verpflegung und selbst getragene Verfahrenskosten – sind als Werbungskosten abziehbar, soweit das angestrebte Arbeitseinkommen der deutschen Besteuerung unterliegt und die Kosten beruflich veranlasst und selbst getragen sind.

Bei Auswahlverfahren im Ausland können die Reisekosten erheblich sein, was den Abzug umso bedeutsamer macht. Zu beachten ist, dass ein erfolgreicher Wechsel zu einer ausländischen Airline weitere steuerliche Fragen aufwerfen kann – etwa zur Ansässigkeit, zur Zuordnung des Fluggehalts nach dem Doppelbesteuerungsabkommen und gegebenenfalls zu einem Wohnsitzwechsel. Die Bewerbungskosten selbst bleiben davon unberührt abziehbar, soweit die genannten Voraussetzungen erfüllt sind.

Was nicht zu den Bewerbungskosten zählt

Nicht zu den abziehbaren Bewerbungskosten gehören Aufwendungen, die ihrer Art nach der privaten Lebensführung zuzuordnen sind oder bereits anderen Kategorien unterfallen. So sind etwa allgemeine Kleidung für das Vorstellungsgespräch oder allgemeine Lebenshaltungskosten keine Bewerbungskosten. Auch Aufwendungen, die zu den Ausbildungs- oder Lizenzkosten gehören, werden dort und nicht als Bewerbungskosten erfasst.

Ebenso sind Kosten, die der potenzielle Arbeitgeber steuerfrei erstattet, insoweit nicht abziehbar. Die Abgrenzung stellt sicher, dass nur die tatsächlich beruflich veranlassten und selbst getragenen Kosten des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens angesetzt werden. Wer diese Grenzen beachtet, erfasst die abziehbaren Bewerbungskosten korrekt und vermeidet Beanstandungen bei der Veranlagung.

Fazit

Bewerbungskosten sind für Piloten und Kabinenpersonal Werbungskosten nach § 9 EStG – auch bei erfolgloser Bewerbung und, vor der ersten Anstellung, als vorweggenommene Werbungskosten mit möglichem Verlustvortrag. Abziehbar sind insbesondere die Reisekosten zu Vorstellungsgesprächen, Assessment-Tagen und Auswahlverfahren samt Verpflegung und Übernachtung, selbst getragene Verfahrensgebühren sowie die Kosten der Bewerbungsunterlagen. Eine feste Pauschale gibt es nicht; abziehbar sind die nachgewiesenen Kosten. Erstattungen des potenziellen Arbeitgebers mindern den Abzug. Eingetragen werden die Kosten in der Anlage N. Die Inhalte dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Beratung.

Werbungskosten für Piloten: weitere Ratgeber

Die Werbungskosten für fliegendes Personal verteilen sich auf mehrere Bereiche. Diese Ratgeber vertiefen Reisekosten und Auswärtstätigkeit, Ausbildung und Lizenz, Arbeitsmittel und Ausrüstung, Beiträge und Versicherungen sowie die Erklärung selbst:

Reisekosten und Auswärtstätigkeit: Reisekosten und Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand, Doppelte Haushaltsführung, Umzugskosten beim Basenwechsel, Steuerfreie Zuschläge, Spesen und Arbeitgebererstattungen.

Ausbildung, Lizenz und Qualifikation: Flugausbildung absetzen, Typerating und Lizenzkosten, Flugmedizin und Medical, Sprachkurse und Language Proficiency.

Arbeitsmittel und Ausrüstung: Pilotenkoffer und Flugausrüstung, Uniform und Arbeitskleidung, Fachliteratur, Apps und Charts, Arbeitszimmer und Homeoffice, Arbeitsmittel abschreiben.

Beiträge, Versicherungen und Nebenkosten: Gewerkschaftsbeiträge VC und UFO, Berufshaftpflicht und Rechtsschutz, Kontoführung, Telefon und Internet.

Erklärung und Grundlagen: Werbungskosten im Überblick, Steuererklärung für Piloten, Anlage N und N-AUS, Steuer für Flugbegleiter, Steuerberatungskosten absetzen.