Arbeitsmittel abschreiben: AfA und GWG für Piloten

Arbeitsmittel als Werbungskosten

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die ein Arbeitnehmer überwiegend zur Ausübung seines Berufs nutzt. Für Piloten gehören dazu etwa das Headset, ein Tablet als elektronisches Flugtaschen-Ersatz, der Pilotenkoffer, ein Laptop oder fachbezogene Software. Die Kosten für solche Arbeitsmittel sind als Werbungskosten abziehbar, soweit sie beruflich veranlasst sind und überwiegend der Ausübung des Berufs dienen.

Wie die Kosten abgezogen werden, hängt vom Anschaffungspreis ab. Grundsätzlich sind die Anschaffungskosten abnutzbarer Wirtschaftsgüter über deren Nutzungsdauer zu verteilen – das ist die Absetzung für Abnutzung, kurz AfA. Für Wirtschaftsgüter von geringem Wert gibt es jedoch eine Ausnahme, die einen sofortigen vollständigen Abzug erlaubt. Die Unterscheidung zwischen sofort abziehbaren geringwertigen Wirtschaftsgütern und über die Nutzungsdauer abzuschreibenden Gütern ist daher der Kern der Betrachtung und richtet sich in erster Linie nach dem Anschaffungspreis des jeweiligen Arbeitsmittels.

Die GWG-Grenze von 800 Euro

Für geringwertige Wirtschaftsgüter – kurz GWG – erlaubt das Gesetz den sofortigen vollständigen Abzug im Jahr der Anschaffung. Die maßgebliche Grenze liegt bei 800 Euro netto, was 952 Euro brutto inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer entspricht. Ein Arbeitsmittel, dessen Anschaffungskosten diese Grenze nicht übersteigen, kann im Jahr der Zahlung in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden.

Für die Beurteilung, ob die Grenze überschritten wird, ist stets der Nettowert maßgeblich, auch wenn der Arbeitnehmer den Bruttopreis zahlt. Ein Headset für 700 Euro netto oder ein Pilotenkoffer für 500 Euro können somit im Jahr der Anschaffung sofort und in voller Höhe abgesetzt werden, ohne dass eine Verteilung über die Nutzungsdauer nötig wäre. Diese Sofortabschreibung vereinfacht die Geltendmachung erheblich, da der Aufwand nicht über mehrere Jahre verteilt werden muss und bereits im Jahr der Anschaffung in voller Höhe steuermindernd wirkt. Gerade für die typischen Arbeitsmittel eines Piloten, die häufig unter dieser Grenze liegen, ist der Sofortabzug der Regelfall.

Abschreibung über die Nutzungsdauer

Übersteigen die Anschaffungskosten eines Arbeitsmittels die Grenze von 800 Euro netto, sind sie nicht sofort, sondern über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Diese Nutzungsdauer ergibt sich aus den amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums, die für die verschiedenen Wirtschaftsgüter eine typische Nutzungsdauer festlegen. Die jährliche Abschreibung ergibt sich, indem die Anschaffungskosten gleichmäßig auf diese Jahre verteilt werden.

Im Jahr der Anschaffung ist die Abschreibung zeitanteilig vorzunehmen, also monatsgenau ab dem Anschaffungsmonat. Wird ein Arbeitsmittel beispielsweise im Juli angeschafft, kann im ersten Jahr nur die Hälfte der Jahres-AfA angesetzt werden. Die Abschreibung läuft dann mit dem vollen Jahresbetrag über die folgenden Jahre weiter, bis die Anschaffungskosten am Ende der Nutzungsdauer vollständig abgesetzt sind. Für höherwertige Arbeitsmittel ist diese Verteilung über die Nutzungsdauer der Regelfall, sofern nicht die Sonderregel für digitale Wirtschaftsgüter greift.

Sonderregel für digitale Wirtschaftsgüter

Eine wichtige Ausnahme gilt seit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom Februar 2021 für digitale Wirtschaftsgüter. Für Computer, Notebooks, Tablets, deren Peripheriegeräte wie Monitore und Drucker sowie für Software kann eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Das führt im Ergebnis zu einem faktischen Sofortabzug im Jahr der Anschaffung – und zwar unabhängig davon, ob der Preis die Grenze von 800 Euro netto übersteigt.

Für Piloten ist diese Regel besonders bedeutsam, da Tablets als elektronische Flugtasche, Laptops und fachbezogene Software zu den typischen, oft hochwertigen Arbeitsmitteln gehören. Ein Tablet für 1.200 Euro, das ein Pilot als elektronische Flugtasche beruflich nutzt, kann damit im Anschaffungsjahr in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden, obwohl sein Preis die GWG-Grenze von 800 Euro netto deutlich übersteigt. Zu beachten ist, dass Smartphones nicht zu den digitalen Wirtschaftsgütern in diesem Sinne zählen und daher nach den allgemeinen Regeln zu behandeln sind.

Kein Sammelposten bei Arbeitnehmern

Im betrieblichen Bereich gibt es neben dem Sofortabzug und der regulären AfA noch die Möglichkeit eines Sammelpostens, bei dem Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro netto zusammengefasst und über fünf Jahre abgeschrieben werden. Diese Poolabschreibung steht jedoch nur bei den Gewinneinkünften zur Verfügung, also etwa bei Selbstständigen.

Bei den Überschusseinkünften – zu denen die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit zählen – gibt es den Sammelposten nicht. Für Piloten als Arbeitnehmer bedeutet das: Sie haben das Wahlrecht zwischen dem Sofortabzug für Arbeitsmittel bis 800 Euro netto und der Abschreibung über die Nutzungsdauer für teurere Güter, ergänzt um die Sonderregel für digitale Wirtschaftsgüter. Eine Poolabschreibung kommt für sie nicht in Betracht. Diese Einschränkung beim Sammelposten ist bei der Planung der Geltendmachung der Arbeitsmittel zu beachten.

Typische Arbeitsmittel eines Piloten

Zu den typischen Arbeitsmitteln eines Piloten gehören das Headset oder ein hochwertiger Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, das Tablet als elektronische Flugtasche, der Pilotenkoffer, ein Laptop, fachbezogene Software und Apps sowie weiteres Zubehör. Viele dieser Gegenstände liegen unter der GWG-Grenze und sind daher sofort abziehbar; hochwertige elektronische Geräte fallen entweder unter die Abschreibung über die Nutzungsdauer oder unter die digitale Sonderregel mit faktischem Sofortabzug.

Bei der Geltendmachung jedes Arbeitsmittels ist die berufliche Veranlassung darzulegen, also der Bezug zur Ausübung des Pilotenberufs. Für eindeutig berufliche Arbeitsmittel wie einen Pilotenkoffer ist dies unproblematisch; bei Geräten, die auch privat genutzt werden könnten, ist gegebenenfalls eine Aufteilung vorzunehmen. Es lohnt sich, die Anschaffungen mit Rechnung und Anschaffungsdatum zu dokumentieren, da bei der Abschreibung über mehrere Jahre die Nachvollziehbarkeit wichtig ist. So lassen sich die Arbeitsmittel über ihre Nutzungsdauer korrekt und nachweisbar als Werbungskosten ansetzen.

Gemischte berufliche und private Nutzung

Wird ein Arbeitsmittel sowohl beruflich als auch privat genutzt, ist grundsätzlich eine Aufteilung vorzunehmen: Abziehbar ist nur der berufliche Nutzungsanteil. Bei einem Laptop, der zu 60 Prozent beruflich und zu 40 Prozent privat genutzt wird, sind entsprechend 60 Prozent der Anschaffungskosten als Werbungskosten abziehbar; die übrigen 40 Prozent entfallen auf die private Nutzung und bleiben unberücksichtigt. Der berufliche Anteil ist glaubhaft zu machen, etwa durch eine nachvollziehbare Schätzung.

Ist die private Mitbenutzung von untergeordneter Bedeutung, kann das Arbeitsmittel unter Umständen voll angesetzt werden. Bei eindeutig und ausschließlich beruflich genutzten Gegenständen wie dem Headset oder dem Pilotenkoffer stellt sich die Frage der Aufteilung in der Regel nicht, da eine private Nutzung praktisch ausscheidet. Für gemischt genutzte Geräte sollte der berufliche Anteil realistisch bemessen und dokumentiert werden, um bei Rückfragen des Finanzamts eine nachvollziehbare Grundlage zu haben. Die Aufteilung in einen beruflichen und einen privaten Anteil gilt gleichermaßen für den Sofortabzug geringwertiger Wirtschaftsgüter wie für die Abschreibung über die Nutzungsdauer.

Häufige Fehler vermeiden

Ein häufiger Fehler ist es, ein höherwertiges Arbeitsmittel im Anschaffungsjahr voll abzusetzen, obwohl es über die Nutzungsdauer abzuschreiben wäre – es sei denn, es greift die digitale Sonderregel. Ebenso verbreitet ist das Übersehen genau dieser Sonderregel, sodass ein Tablet oder Laptop unnötig über mehrere Jahre verteilt wird. Auch die zeitanteilige Abschreibung im Anschaffungsjahr wird oft falsch berechnet.

Weitere Fehler sind das Ansetzen eines Sammelpostens, den es bei Arbeitnehmern nicht gibt, und die fehlende Aufteilung bei gemischter Nutzung. Wer die GWG-Grenze beachtet, die digitale Sonderregel nutzt, die AfA zeitanteilig berechnet, auf den Sammelposten verzichtet und gemischt genutzte Geräte korrekt aufteilt, setzt seine Arbeitsmittel zutreffend als Werbungskosten an und vermeidet Beanstandungen.

Verkauf und Restwert

Wird ein über die Nutzungsdauer abgeschriebenes Arbeitsmittel vor Ablauf der Abschreibungsdauer verkauft, ist der noch nicht abgeschriebene Restwert zu berücksichtigen. Bei einem Arbeitsmittel, das ausschließlich beruflich genutzt wurde, kann der Restbuchwert im Jahr des Ausscheidens abgesetzt werden. Ein etwaiger Verkaufserlös ist demgegenüber bei den Überschusseinkünften regelmäßig nicht gesondert zu versteuern, sofern es sich um die Veräußerung eines privaten Arbeitsmittels handelt.

Bei der Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter stellt sich die Frage des Restwerts nicht, da die Kosten bereits vollständig abgesetzt wurden. Für Piloten, die hochwertige Arbeitsmittel über mehrere Jahre abschreiben und diese später ersetzen, lohnt der Blick auf den Restwert im Jahr des Austauschs. Eine geordnete Dokumentation der Anschaffung, der bisherigen Abschreibung und des Ausscheidens erleichtert die korrekte Behandlung und stellt sicher, dass kein abziehbarer Restwert verloren geht.

Praxis: Einordnung und Beratung

In der Praxis ist die Behandlung der Arbeitsmittel für Piloten überschaubar, sobald die Systematik klar ist: Günstige Arbeitsmittel werden sofort abgesetzt, digitale Geräte dank der Sonderregel ebenfalls faktisch sofort, und nur wenige hochwertige, nicht-digitale Güter sind über die Nutzungsdauer zu verteilen. Eine geordnete Sammlung der Rechnungen mit Anschaffungsdatum bildet die Grundlage.

Bei gemischt genutzten Geräten und bei der Frage, ob ein Gegenstand als digitales Wirtschaftsgut einzuordnen ist, kann im Einzelfall eine genauere Prüfung nötig sein. Dieser Beitrag erläutert die Grundsätze; die Beurteilung des konkreten Falls bleibt der individuellen Beratung vorbehalten.

Beispiele aus dem Pilotenalltag

Einige Beispiele verdeutlichen die Anwendung. Ein Headset für 600 Euro netto liegt unter der GWG-Grenze und kann im Anschaffungsjahr in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden. Ein Pilotenkoffer für 450 Euro ist ebenfalls sofort abziehbar. Ein Tablet, das als elektronische Flugtasche genutzt wird und 1.100 Euro kostet, fällt zwar über die GWG-Grenze, ist aber als digitales Wirtschaftsgut mit einjähriger Nutzungsdauer faktisch sofort absetzbar.

Ein hochwertiger, nicht-digitaler Gegenstand – etwa ein spezielles Ausrüstungsteil für 1.500 Euro netto – wäre dagegen über seine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Bei Anschaffung im Juli und einer angenommenen Nutzungsdauer von fünf Jahren ergäbe sich im ersten Jahr eine zeitanteilige Abschreibung von sechs Monaten. Diese Beispiele zeigen, dass für die meisten typischen Arbeitsmittel eines Piloten der Sofortabzug oder die digitale Sonderregel greift und nur selten eine mehrjährige Abschreibung über die Nutzungsdauer erforderlich ist. Die Systematik ist damit für den Berufsalltag gut handhabbar.

Eintragung in der Steuererklärung

Arbeitsmittel werden in der Anlage N bei den Werbungskosten eingetragen. Für Arbeitsmittel gibt es ein eigenes Eintragungsfeld; sofort abziehbare Arbeitsmittel und die Jahres-AfA für abzuschreibende Güter werden dort angesetzt. Bei über die Nutzungsdauer abzuschreibenden Wirtschaftsgütern ist in jedem Jahr die anteilige Abschreibung anzugeben, bis die Anschaffungskosten vollständig abgesetzt sind.

Es ist sinnvoll, eine fortlaufende Übersicht über die abzuschreibenden Arbeitsmittel zu führen, aus der das Anschaffungsdatum, die Anschaffungskosten, die Nutzungsdauer und die bereits abgesetzten Beträge hervorgehen. So lässt sich die jährliche AfA über alle betroffenen Wirtschaftsgüter hinweg korrekt fortführen und der Überblick behalten. Für Piloten mit mehreren hochwertigen Arbeitsmitteln erleichtert eine solche Übersicht die Steuererklärung erheblich und stellt sicher, dass die Abschreibung über die Jahre vollständig genutzt wird.

Software und Apps als Arbeitsmittel

Software und berufsbezogene Apps zählen ebenfalls zu den Arbeitsmitteln und unterliegen den dargestellten Regeln. Rechtlich ist Software zwar kein materielles Wirtschaftsgut, wird steuerlich aber wie ein solches behandelt. Software bis 800 Euro netto kann sofort abgesetzt werden; teurere Software fällt unter die Sonderregel für digitale Wirtschaftsgüter mit einjähriger Nutzungsdauer und ist damit ebenfalls faktisch sofort absetzbar.

Für Piloten sind hier insbesondere Navigations- und Charts-Apps, Programme zur Flugvorbereitung sowie fachbezogene Software relevant. Laufende Abonnements für solche Anwendungen sind als laufender Aufwand im Jahr der Zahlung abziehbar, da sie keine auf mehrere Jahre zu verteilenden Anschaffungskosten darstellen. Bei der Geltendmachung ist – wie bei allen Arbeitsmitteln – die berufliche Veranlassung darzulegen und bei gemischter Nutzung der berufliche Anteil zu bestimmen.

Mehrere Arbeitsmittel und Jahresplanung

Wer mehrere Arbeitsmittel anschafft, kann die zeitliche Lage der Anschaffungen in die Steuerplanung einbeziehen. Da geringwertige Wirtschaftsgüter und digitale Geräte im Jahr der Anschaffung voll abziehbar sind, lässt sich durch die Bündelung von Anschaffungen in einem Jahr mit hohem zu versteuerndem Einkommen die Steuerwirkung gezielt nutzen. Umgekehrt kann es sinnvoll sein, größere Anschaffungen in ein Jahr mit höherer Steuerlast zu legen.

Diese Gestaltungsmöglichkeit besteht allerdings nur im Rahmen des tatsächlichen Bedarfs; eine Anschaffung allein aus steuerlichen Gründen ohne berufliche Notwendigkeit ist nicht zielführend. Für Piloten, die ohnehin regelmäßig Arbeitsmittel benötigen, lohnt der Blick auf den Anschaffungszeitpunkt. Bei abzuschreibenden Gütern wirkt sich der Anschaffungsmonat über die zeitanteilige AfA aus, sodass eine Anschaffung früh im Jahr eine höhere Abschreibung im ersten Jahr ermöglicht als eine Anschaffung gegen Jahresende; bei geringwertigen und digitalen Wirtschaftsgütern spielt der Anschaffungsmonat dagegen keine Rolle, da der volle Betrag im Anschaffungsjahr abgesetzt wird.

Fazit

Arbeitsmittel wie Headset, Tablet, Pilotenkoffer oder Laptop sind für Piloten als Werbungskosten abziehbar. Bis zu einem Anschaffungspreis von 800 Euro netto (952 Euro brutto) erfolgt der Sofortabzug im Jahr der Anschaffung; teurere Arbeitsmittel sind über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer nach der AfA-Tabelle abzuschreiben, im Anschaffungsjahr monatsgenau. Für digitale Wirtschaftsgüter wie Computer, Tablets und Software gilt seit 2021 eine Nutzungsdauer von einem Jahr, sodass sie faktisch sofort absetzbar sind. Einen Sammelposten gibt es bei Arbeitnehmern nicht. Bei gemischter Nutzung ist der berufliche Anteil maßgeblich. Die Inhalte dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Beratung.

Werbungskosten für Piloten: weitere Ratgeber

Die Werbungskosten für fliegendes Personal verteilen sich auf mehrere Bereiche. Diese Ratgeber vertiefen Reisekosten und Auswärtstätigkeit, Ausbildung und Lizenz, Arbeitsmittel und Ausrüstung, Beiträge und Versicherungen sowie die Erklärung selbst:

Reisekosten und Auswärtstätigkeit: Reisekosten und Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand, Doppelte Haushaltsführung, Umzugskosten beim Basenwechsel, Steuerfreie Zuschläge, Spesen und Arbeitgebererstattungen.

Ausbildung, Lizenz und Qualifikation: Flugausbildung absetzen, Typerating und Lizenzkosten, Flugmedizin und Medical, Sprachkurse und Language Proficiency, Bewerbungskosten und Assessment.

Arbeitsmittel und Ausrüstung: Pilotenkoffer und Flugausrüstung, Uniform und Arbeitskleidung, Fachliteratur, Apps und Charts, Arbeitszimmer und Homeoffice.

Beiträge, Versicherungen und Nebenkosten: Gewerkschaftsbeiträge VC und UFO, Berufshaftpflicht und Rechtsschutz, Kontoführung, Telefon und Internet.

Erklärung und Grundlagen: Werbungskosten im Überblick, Steuererklärung für Piloten, Anlage N und N-AUS, Steuer für Flugbegleiter, Steuerberatungskosten absetzen.