Kontoführung, Telefon und Internet für Piloten absetzen

Kleine wiederkehrende Berufskosten

Neben den großen Posten wie Reisekosten, Lizenzen und Ausrüstung gibt es eine Reihe kleinerer, regelmäßig anfallender Aufwendungen, die ebenfalls Werbungskosten sind. Dazu gehören die Kontoführungsgebühren für das Gehaltskonto sowie der beruflich veranlasste Anteil der Telefon- und Internetkosten. Einzeln betrachtet sind das geringe Beträge, in der Summe über das Jahr machen sie jedoch einen spürbaren Unterschied.

Der Gesetzgeber und die Finanzverwaltung haben für diese Posten Pauschalen vorgesehen, die den Abzug ohne aufwendigen Einzelnachweis ermöglichen. Für Piloten, die ihr Konto für den Gehaltseingang nutzen und Telefon sowie Internet auch beruflich einsetzen – etwa für Dienstpläne und die Kommunikation mit der Crew-Disposition –, lohnt es sich, diese Aufwendungen geltend zu machen.

Die Kontoführungspauschale von 16 Euro

Für die Kontoführung erkennt das Finanzamt pauschal 16 Euro pro Jahr als Werbungskosten an, ohne dass ein Nachweis erforderlich ist. Diese Pauschale wird gewährt, weil das Gehaltskonto auch der Abwicklung des Arbeitslohns dient und insoweit beruflich veranlasst ist. Sie gilt selbst dann, wenn das Konto tatsächlich keine Gebühren verursacht, etwa bei einem kostenlosen Girokonto.

Die Kontoführungspauschale ist ein einfacher, unkomplizierter Abzug, der ohne Belege auskommt. Sie wird zusätzlich zum Arbeitnehmer-Pauschbetrag berücksichtigt, sofern die Werbungskosten insgesamt diesen übersteigen. Für Piloten ist das angesichts der weiteren berufstypischen Kosten in der Regel der Fall, sodass die 16 Euro tatsächlich steuerlich wirken.

Höhere Kontoführungskosten nachweisen

Wer höhere tatsächliche Kontoführungsgebühren als die Pauschale geltend machen möchte, muss diese belegen und ihre berufliche Veranlassung darlegen. Abziehbar ist dann der Anteil der Gebühren, der auf die beruflich veranlassten Buchungen entfällt – insbesondere der Gehaltseingang und damit zusammenhängende Vorgänge. Rein private Kontobewegungen sind dagegen nicht abziehbar.

In der Praxis ist der Einzelnachweis aufwendig, weil die beruflichen von den privaten Buchungen abzugrenzen sind. Für die meisten Piloten ist die Pauschale von 16 Euro daher die praktikablere Lösung. Nur bei deutlich höheren, klar beruflich veranlassten Kontoführungskosten lohnt sich der Aufwand des Einzelnachweises. Die Belege sind in diesem Fall aufzubewahren.

Telefon und Internet: die 20-Prozent-Regel

Für beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten gibt es eine praktische Pauschalregelung. Ohne Einzelnachweis können 20 Prozent der monatlichen Gesamtkosten für Telefon und Internet als Werbungskosten abgezogen werden, höchstens jedoch 20 Euro pro Monat, also maximal 240 Euro im Jahr. Diese Pauschale deckt die übliche berufliche Mitnutzung des privaten Anschlusses pauschal und ohne Einzelnachweis ab und ist damit der unkomplizierteste Weg, die beruflichen Kommunikationskosten geltend zu machen.

Voraussetzung ist eine berufliche Veranlassung der Nutzung. Bei Piloten ist diese regelmäßig gegeben, da Telefon und Internet für berufliche Zwecke genutzt werden – etwa zum Abruf und zur Abstimmung der Dienstpläne, zur Kommunikation mit der Crew-Disposition und mit Kollegen oder zur Vorbereitung von Einsätzen. Die 20-Prozent-Pauschale ist der unkomplizierte Weg, diese vielfältige berufliche Mitnutzung ohne detaillierte Aufzeichnungen und ohne Einzelnachweis geltend zu machen.

Einzelnachweis für höhere Beträge

Wer einen höheren beruflichen Nutzungsanteil hat, kann statt der Pauschale den tatsächlichen beruflichen Anteil durch Einzelnachweis ermitteln und geltend machen. Dazu ist der berufliche Anteil an der Nutzung darzulegen, in der Regel über einen repräsentativen Zeitraum von etwa drei Monaten, aus dem auf das ganze Jahr hochgerechnet wird.

Beim Einzelnachweis sind über die laufenden Gebühren hinaus auch die Anschaffungskosten für die Geräte – etwa Telefon, Router oder Computer – anteilig im Umfang der beruflichen Nutzung abziehbar. Der Einzelnachweis lohnt sich vor allem bei intensiver beruflicher Nutzung, die deutlich über der durch die Pauschale abgedeckten üblichen Mitnutzung liegt. Der höhere Aufwand der Dokumentation ist gegen den möglichen Mehrabzug abzuwägen.

Berufliche Nutzung bei Piloten

Für fliegendes Personal ist die berufliche Nutzung von Telefon und Internet vielfältig. Dienstpläne werden zunehmend digital abgerufen und abgestimmt, Änderungen kurzfristig über Apps und Portale kommuniziert. Hinzu kommen die Abstimmung mit der Crew-Disposition, die Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen sowie der Zugriff auf betriebliche Informationen und Unterlagen von zu Hause aus.

Auch die Vorbereitung von Einsätzen, das Studium von Unterlagen und der Zugriff auf elektronische Dokumentation können eine berufliche Nutzung des privaten Internetanschlusses begründen. Diese vielfältige berufliche Mitnutzung rechtfertigt den Ansatz der Telefon- und Internetpauschale. Wer eine darüber hinausgehende, besonders intensive berufliche Nutzung hat, kann den höheren Anteil über den Einzelnachweis geltend machen.

Zusammenspiel mit dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag

Bei der Bewertung dieser kleinen Posten ist der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro zu beachten, den das Finanzamt ohnehin automatisch ansetzt. Erst wenn die gesamten Werbungskosten diesen Betrag übersteigen, wirken sich einzelne zusätzliche Aufwendungen steuerlich aus. Die Kontoführungs- sowie die Telefon- und Internetpauschale sind daher vor allem in Kombination mit den übrigen Werbungskosten von Bedeutung.

Für Piloten ist der Pauschbetrag angesichts der hohen berufstypischen Aufwendungen – Verpflegungsmehraufwand, Reisekosten, Lizenz-, Medical- und Ausrüstungskosten – regelmäßig deutlich überschritten. In dieser Situation erhöht jede zusätzliche, korrekt geltend gemachte Position die abziehbaren Werbungskosten und damit die Steuerersparnis. Die kleinen Pauschalen summieren sich mit den übrigen Kosten zu einem spürbaren Betrag.

Belege und Dokumentation

Für die Pauschalen ist kein Einzelnachweis erforderlich; die 16 Euro für die Kontoführung und die 20-Prozent-Pauschale für Telefon und Internet werden ohne Belege anerkannt. Gleichwohl empfiehlt es sich, die Telefon- und Internetrechnungen aufzubewahren, um die Höhe der monatlichen Gesamtkosten belegen zu können, auf die sich die 20 Prozent beziehen.

Wer den Einzelnachweis wählt, muss die berufliche Nutzung und die zugrunde liegenden Kosten dokumentieren, etwa durch Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum und die Aufbewahrung der Rechnungen. Die Belege sind bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufzubewahren. Eine geordnete Dokumentation ermöglicht es, auf Rückfragen des Finanzamts zu reagieren und die geltend gemachten Beträge zu untermauern.

Häufige Fehler vermeiden

Ein häufiger Fehler ist es, die kleinen Posten ganz wegzulassen, weil sie als unbedeutend erscheinen – in der Summe und in Kombination mit den übrigen Werbungskosten wirken sie sich jedoch aus. Ebenso verbreitet ist die Annahme, die Telefon- und Internetpauschale sei unbegrenzt; tatsächlich ist sie auf 20 Euro pro Monat beziehungsweise 240 Euro im Jahr gedeckelt.

Weitere Fehler sind der Ansatz der vollen Telefon- und Internetkosten statt des beruflichen Anteils sowie die Geltendmachung höherer Kontoführungskosten ohne Beleg und beruflichen Bezug. Wer die Pauschalen korrekt ansetzt, die Höchstbeträge beachtet und bei höheren Beträgen den Einzelnachweis sauber führt, nutzt diese Posten zuverlässig und ohne Beanstandung.

Anteilige Gerätekosten beim Einzelnachweis

Wählt der Pilot den Einzelnachweis statt der Telefon- und Internetpauschale, eröffnet sich der Abzug anteiliger Anschaffungskosten für die genutzten Geräte. Telefon, Computer, Router und ähnliche Geräte können im Umfang der beruflichen Nutzung als Arbeitsmittel abgeschrieben oder, bei geringen Anschaffungskosten, sofort abgezogen werden. Maßgeblich ist der nachgewiesene berufliche Nutzungsanteil.

Diese Möglichkeit ist vor allem dann interessant, wenn neue Geräte angeschafft wurden, die in erheblichem Umfang beruflich genutzt werden. Der berufliche Anteil ist zu schätzen und zu dokumentieren; bei einer beruflichen Nutzung von mindestens neunzig Prozent wird das Gerät in vollem Umfang als Arbeitsmittel anerkannt. Für die übliche Mitnutzung bleibt dagegen die Pauschale der einfachere Weg.

Weitere kleine Werbungskosten

Im Umfeld dieser kleinen Posten gibt es weitere Aufwendungen, die Piloten häufig übersehen. Dazu zählen Kosten für berufliche Überweisungen oder Daueraufträge, soweit sie beruflich veranlasst sind, sowie Portokosten für berufliche Korrespondenz mit dem Arbeitgeber oder dem Finanzamt. Auch sie sind im Grundsatz als Werbungskosten abziehbar, wenn ein beruflicher Bezug besteht.

Einzeln betrachtet sind diese Beträge gering, doch in der Summe mit den Pauschalen für Kontoführung, Telefon und Internet sowie den übrigen Werbungskosten tragen sie zur Überschreitung des Arbeitnehmer-Pauschbetrags und damit zur Steuerersparnis bei. Wer auch die kleinen Posten konsequent erfasst, schöpft die Abzugsmöglichkeiten vollständig aus, ohne dass der Aufwand der Erfassung in einem Missverhältnis zum Nutzen steht.

Praxis: Einordnung und Beratung

In der Praxis sind die Pauschalen für Kontoführung, Telefon und Internet der unkomplizierte Weg, kleine berufliche Nebenkosten ohne Aufwand geltend zu machen. Sie summieren sich mit den großen Posten der Pilotensteuererklärung zu einem Betrag, der den Arbeitnehmer-Pauschbetrag regelmäßig übersteigt und damit die Steuerlast senkt.

Nur bei deutlich höherer beruflicher Nutzung lohnt der Einzelnachweis mit anteiligen Gerätekosten. Wer unsicher ist, welche Methode im Einzelfall vorteilhafter ist, kann dies im Rahmen der Steuererklärung prüfen. Dieser Beitrag erläutert die Grundsätze; die Beurteilung des konkreten Falls bleibt der individuellen Beratung vorbehalten.

Zweitkonto und berufliche Buchungen

Manche Piloten führen ein separates Konto für berufliche Zwecke oder wickeln über ihr Gehaltskonto auch berufliche Zahlungen ab. Soweit Kontoführungskosten auf beruflich veranlasste Buchungen entfallen, sind sie über die Pauschale hinaus mit Nachweis abziehbar. In der Praxis ist die Pauschale von 16 Euro jedoch für die meisten ausreichend und einfacher.

Wer tatsächlich erhebliche, klar beruflich veranlasste Kontoführungskosten hat, sollte die berufliche Veranlassung der einzelnen Buchungen darlegen können. Da die Abgrenzung von privaten und beruflichen Vorgängen aufwendig ist, bleibt die Pauschale der pragmatische Regelfall. Sie steht jedem Arbeitnehmer zu, der ein Konto für den Gehaltseingang nutzt, und ist ohne weiteren Aufwand anzusetzen.

Datennutzung für die Flugvorbereitung

Ein für Piloten spezifischer Aspekt ist die Nutzung von Daten und Internet für die Flugvorbereitung und den Zugriff auf elektronische Dokumentation. Wo Unterlagen, Handbücher und betriebliche Informationen digital bereitgestellt und von zu Hause oder unterwegs abgerufen werden, entsteht eine berufliche Nutzung des privaten Internet- oder Mobilfunkanschlusses, die den Ansatz der Pauschale stützt.

Bei besonders intensiver beruflicher Datennutzung – etwa wenn umfangreiche Vorbereitungen regelmäßig über den privaten Anschluss erfolgen – kann der Einzelnachweis vorteilhaft sein, der einen höheren beruflichen Anteil und anteilige Gerätekosten erfasst. Für die übliche Mitnutzung bleibt die 20-Prozent-Pauschale der einfache Weg. Wer den Umfang der beruflichen Nutzung realistisch einschätzt, kann zwischen der einfachen Pauschale und dem aufwendigeren Einzelnachweis die jeweils günstigere Methode wählen.

Anteilige Berechnung bei unterjährigem Beginn

Bei den monatsbezogenen Pauschalen ist zu beachten, dass sie sich auf die Monate beziehen, in denen die berufliche Nutzung tatsächlich vorlag. Wer erst im Laufe des Jahres in den Beruf einsteigt oder die berufliche Nutzung unterjährig aufnimmt, kann die Telefon- und Internetpauschale entsprechend nur für die betreffenden Monate ansetzen. Der Höchstbetrag von 240 Euro im Jahr bezieht sich auf zwölf Monate beruflicher Nutzung.

Die Kontoführungspauschale von 16 Euro wird dagegen als Jahresbetrag gewährt. Bei einem unterjährigen Beginn der beruflichen Tätigkeit ist im Zweifel eine anteilige Betrachtung sachgerecht. Für Berufseinsteiger und für Piloten mit wechselnden Beschäftigungsverhältnissen lohnt es sich, die maßgeblichen Monate korrekt zu erfassen, damit die Pauschalen in zutreffender Höhe angesetzt werden und die Werbungskosten vollständig geltend gemacht werden.

Mehrere Anschlüsse und Verträge

Manche Piloten unterhalten mehrere Telefon- oder Internetverträge, etwa einen Festnetz- und einen Mobilfunkanschluss. Die Telefon- und Internetpauschale bezieht sich auf die monatlichen Gesamtkosten der beruflich mitgenutzten Anschlüsse; maßgeblich sind die Kosten, die tatsächlich auch beruflich veranlasst sind. Der Höchstbetrag von 20 Euro im Monat bildet die Obergrenze des pauschalen Abzugs.

Wer mehrere Anschlüsse intensiv beruflich nutzt und die Pauschale als zu niedrig empfindet, kann den Einzelnachweis wählen und den tatsächlichen beruflichen Anteil über alle Anschlüsse hinweg ermitteln. Dabei sind die berufliche Nutzung und die Gesamtkosten zu dokumentieren. Für die übliche Mitnutzung eines oder mehrerer Anschlüsse bleibt die Pauschale jedoch der einfachere und meist ausreichende Weg, die beruflichen Kommunikationskosten geltend zu machen.

Die kleinen Posten im Überblick

Zusammengenommen ergeben die hier behandelten Posten einen unkomplizierten Baustein der Pilotensteuererklärung. Die Kontoführungspauschale von 16 Euro, die Telefon- und Internetpauschale von bis zu 240 Euro und gegebenenfalls weitere kleine berufliche Nebenkosten lassen sich ohne nennenswerten Aufwand ansetzen und erhöhen die Werbungskosten in der Summe spürbar.

Für Piloten, deren Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag wegen der hohen berufstypischen Aufwendungen ohnehin übersteigen, wirkt jeder dieser Beträge zusätzlich steuermindernd. Es lohnt sich daher, auch die kleinen Posten konsequent zu erfassen, statt sie als unbedeutend zu übergehen. Mit den Pauschalen ist dies ohne aufwendige Belegsammlung möglich, sodass dem geringen Aufwand ein unmittelbarer steuerlicher Nutzen gegenübersteht.

Fazit

Kontoführungsgebühren und beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten sind für Piloten Werbungskosten, die sich unkompliziert über Pauschalen geltend machen lassen. Für die Kontoführung erkennt das Finanzamt 16 Euro pro Jahr ohne Nachweis an, auch bei kostenlosem Konto. Für Telefon und Internet sind 20 Prozent der Gesamtkosten abziehbar, höchstens 20 Euro pro Monat beziehungsweise 240 Euro im Jahr; bei höherer beruflicher Nutzung ist der Einzelnachweis möglich, der auch anteilige Gerätekosten umfasst. Da Piloten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag regelmäßig überschreiten, wirken diese kleinen Posten zusätzlich steuermindernd. Die Inhalte dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Beratung.

Werbungskosten für Piloten: weitere Ratgeber

Die Werbungskosten für fliegendes Personal verteilen sich auf mehrere Bereiche. Diese Ratgeber vertiefen Reisekosten und Auswärtstätigkeit, Ausbildung und Lizenz, Arbeitsmittel und Ausrüstung, Beiträge und Versicherungen sowie die Erklärung selbst:

Reisekosten und Auswärtstätigkeit: Reisekosten und Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand, Doppelte Haushaltsführung, Umzugskosten beim Basenwechsel, Steuerfreie Zuschläge, Spesen und Arbeitgebererstattungen.

Ausbildung, Lizenz und Qualifikation: Flugausbildung absetzen, Typerating und Lizenzkosten, Flugmedizin und Medical, Sprachkurse und Language Proficiency, Bewerbungskosten und Assessment.

Arbeitsmittel und Ausrüstung: Pilotenkoffer und Flugausrüstung, Uniform und Arbeitskleidung, Fachliteratur, Apps und Charts, Arbeitszimmer und Homeoffice, Arbeitsmittel abschreiben.

Beiträge, Versicherungen und Nebenkosten: Gewerkschaftsbeiträge VC und UFO, Berufshaftpflicht und Rechtsschutz.

Erklärung und Grundlagen: Werbungskosten im Überblick, Steuererklärung für Piloten, Anlage N und N-AUS, Steuer für Flugbegleiter, Steuerberatungskosten absetzen.