Spesen und Arbeitgebererstattungen für Piloten

Steuerfreie Erstattung von Reisekosten

Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten einer beruflichen Auswärtstätigkeit, sind diese Erstattungen grundsätzlich steuerfrei. Für Arbeitnehmer der Privatwirtschaft ergibt sich die Steuerfreiheit aus § 3 Nr. 16 EStG, für Bedienstete des öffentlichen Dienstes aus § 3 Nr. 13 EStG. Erstattet werden können Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen sowie weitere Reisenebenkosten, die im Rahmen der beruflichen Auswärtstätigkeit anfallen.

Die Steuerfreiheit gilt allerdings nur insoweit, als die Erstattung die als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigt. Zahlt der Arbeitgeber mehr, als steuerlich als Werbungskosten anzusetzen wäre, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn und unterliegt dem Lohnsteuerabzug. Für Piloten, die regelmäßig auf Auswärtstätigkeit sind und von ihrer Fluggesellschaft Spesen oder Erstattungen erhalten, ist dieses Zusammenspiel von zentraler Bedeutung für die Höhe der abziehbaren Werbungskosten.

Das Saldierungsprinzip

Der zentrale Grundsatz lautet: Soweit der Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstattet, entfällt insoweit der Werbungskostenabzug. Die steuerfreien Einnahmen und die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden saldiert; abziehbar bleibt nur der Betrag, um den die tatsächlichen Aufwendungen die steuerfreie Erstattung übersteigen. Dieses Prinzip beruht auf dem Grundsatz, dass Aufwendungen, die mit steuerfreien Einnahmen zusammenhängen, nicht zusätzlich abgezogen werden dürfen.

Ein Beispiel verdeutlicht das: Hat ein Pilot Anspruch auf Verpflegungspauschalen von insgesamt 500 Euro und erstattet die Airline davon 300 Euro steuerfrei, kann er nur die verbleibenden 200 Euro als Werbungskosten geltend machen. Der erstattete Teil ist bereits steuerfrei geflossen und mindert den Abzug. Dies gilt auch dann, wenn die Erstattung erst im Folgejahr erfolgt. Für die Steuererklärung ist daher stets zu prüfen, welche Beträge bereits steuerfrei erstattet wurden.

Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale

Eine besondere Regelung gilt, wenn der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit stellt – etwa ein Hotelfrühstück auf dem Layover oder eine Verpflegung an Bord. In diesem Fall wird die Verpflegungspauschale gekürzt, und zwar typisierend bezogen auf die volle Tagespauschale für eine 24-stündige Abwesenheit.

Die Kürzung beträgt 20 Prozent für ein Frühstück und jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und ein Abendessen. Bezogen auf die volle Inlandspauschale von 28 Euro sind das 5,60 Euro für das Frühstück und je 11,20 Euro für Mittag- und Abendessen. Die Kürzung erfolgt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich eingenommen hat. Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung für die Mahlzeit, mindert diese den Kürzungsbetrag. Für Piloten, die auf Layovern verpflegt werden, ist diese Kürzung bei der Berechnung der Verpflegungspauschale zu beachten.

Der Großbuchstabe M

Damit das Finanzamt die Kürzung der Verpflegungspauschale nachvollziehen kann, besteht eine Bescheinigungspflicht. Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe M ausgewiesen werden.

Diese Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der gestellten Mahlzeiten im Kalenderjahr. Findet sich auf der Lohnsteuerbescheinigung in Nummer 2 der Großbuchstabe M, ist das ein Hinweis darauf, dass Mahlzeiten gestellt wurden und die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen ist. Für Piloten lohnt der Blick auf diese Kennzeichnung, da sie unmittelbar Auswirkungen auf die abziehbaren Verpflegungsmehraufwendungen hat. Mahlzeiten mit einem Preis über 60 Euro gelten dagegen als Arbeitslohn und lösen die M-Kennzeichnung nicht aus.

Übernachtung: Erstattung und Werbungskosten

Auch bei den Übernachtungskosten ist zwischen der Arbeitgebererstattung und dem Werbungskostenabzug zu unterscheiden. Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nur im Fall der steuerfreien Arbeitgebererstattung anwendbar. Für den Werbungskostenabzug sind dagegen die tatsächlichen, nachgewiesenen Übernachtungskosten maßgebend – ein Pauschbetrag kommt hier nicht zum Ansatz.

Zu beachten ist außerdem, dass die in einer Hotelrechnung ausgewiesenen Kosten für ein Frühstück nicht zu den Übernachtungskosten gehören; sie sind gesondert zu betrachten und führen gegebenenfalls zur Kürzung der Verpflegungspauschale. Für Piloten, deren Übernachtungen auf Layovern häufig von der Airline gebucht und bezahlt werden, stellt sich die Frage des Werbungskostenabzugs nur insoweit, als sie Kosten selbst tragen und diese nicht steuerfrei erstattet werden.

Bedeutung für Piloten

Für Piloten ist das Zusammenspiel von Erstattung und Werbungskostenabzug besonders praxisrelevant, da Auswärtstätigkeit und Verpflegung zum Berufsalltag gehören. Fluggesellschaften zahlen häufig Spesen oder erstatten Reisekosten und stellen auf Layovern Mahlzeiten – sei es das Hotelfrühstück, die Crew-Verpflegung an Bord oder bereitgestellte Mahlzeiten am Aufenthaltsort.

Daraus folgt für die Steuererklärung: Der Pilot kann Verpflegungsmehraufwendungen und Reisekosten nur insoweit als Werbungskosten geltend machen, als sie nicht bereits steuerfrei erstattet wurden, und die Verpflegungspauschale ist um gestellte Mahlzeiten zu kürzen. Es lohnt sich, die Abrechnungen der Airline und die Lohnsteuerbescheinigung daraufhin zu prüfen, welche Beträge erstattet und welche Mahlzeiten gestellt wurden. Nur der verbleibende, selbst getragene Aufwand ist abziehbar – dieser kann bei der häufigen Auswärtstätigkeit eines Piloten über das Jahr betrachtet gleichwohl erheblich sein und sollte daher sorgfältig ermittelt werden.

Nur der selbst getragene Aufwand zählt

Der Grundgedanke lässt sich auf eine einfache Formel bringen: Abziehbar als Werbungskosten ist nur der Aufwand, den der Pilot wirtschaftlich endgültig selbst getragen hat. Soweit die Airline steuerfrei erstattet oder Mahlzeiten stellt, ist der entsprechende Betrag bereits berücksichtigt und mindert den Abzug oder die Pauschale.

Das bedeutet aber auch: Wo die Erstattung hinter den steuerlich abziehbaren Beträgen zurückbleibt, verbleibt ein abziehbarer Restbetrag. Zahlt die Airline etwa geringere Spesen, als die gesetzlichen Verpflegungspauschalen vorsehen, kann der Pilot die Differenz als Werbungskosten geltend machen. Die sorgfältige Gegenüberstellung von gesetzlichem Anspruch und tatsächlicher Erstattung ist daher der Schlüssel, um den verbleibenden Werbungskostenabzug korrekt zu ermitteln und nicht zu verschenken.

Häufige Fehler vermeiden

Ein häufiger Fehler ist es, Verpflegungspauschalen und Reisekosten in voller Höhe anzusetzen, ohne die steuerfreien Erstattungen der Airline gegenzurechnen. Ebenso verbreitet ist das Übersehen der Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten, obwohl der Großbuchstabe M auf der Lohnsteuerbescheinigung darauf hinweist. Auch das Ansetzen von Übernachtungspauschalen statt der tatsächlichen Kosten beim Werbungskostenabzug ist fehlerhaft.

Weitere Fehler sind das Ignorieren von Erstattungen im Folgejahr und die fehlende Prüfung der Airline-Abrechnungen. Wer die steuerfreien Erstattungen gegenrechnet, die Mahlzeitenkürzung beachtet, die tatsächlichen Übernachtungskosten ansetzt und die Lohnsteuerbescheinigung prüft, ermittelt den verbleibenden Werbungskostenabzug korrekt und vermeidet sowohl überhöhte Ansätze als auch verschenkte Abzüge.

Pauschalbesteuerung durch den Arbeitgeber

Zahlt der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen über die steuerfrei erstattbaren Pauschbeträge hinaus, besteht für ihn die Möglichkeit, den übersteigenden Teil pauschal zu besteuern. Nach den einschlägigen Vorschriften kann die Lohnsteuer für solche zusätzlich vergüteten Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erhoben werden, soweit diese die steuerfreien Pauschbeträge um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen.

Für den Arbeitnehmer hat dies zur Folge, dass der pauschal besteuerte Teil nicht zu seinem individuell zu versteuernden Arbeitslohn gehört. Auch eine pauschal besteuerte Vergütung mindert jedoch den Werbungskostenabzug, da insoweit die Aufwendungen abgegolten sind. Für Piloten ist dieser Mechanismus vor allem dann relevant, wenn die Airline großzügige Spesen zahlt, die über die gesetzlichen Pauschbeträge hinausgehen. Die genaue Behandlung ergibt sich aus der Lohnabrechnung, die zeigt, welche Teile steuerfrei, pauschal besteuert oder regulär besteuert wurden.

Praxis: Einordnung und Beratung

In der Praxis ist die korrekte Ermittlung der abziehbaren Werbungskosten bei Piloten eine Rechenaufgabe: Den gesetzlichen Verpflegungspauschalen und den tatsächlichen Reisekosten sind die steuerfreien Erstattungen und die Kürzungen durch gestellte Mahlzeiten gegenüberzustellen. Erst die Differenz ergibt den abziehbaren Betrag.

Eine geordnete Aufstellung der Flugtage, Abwesenheitszeiten, erhaltenen Spesen und gestellten Mahlzeiten ist daher die Grundlage einer zutreffenden Steuererklärung. Die Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben M und die Abrechnungen der Airline liefern die nötigen Informationen. Dieser Beitrag erläutert die Grundsätze; die Beurteilung des konkreten Falls bleibt der individuellen Beratung vorbehalten.

Erstattungen bei doppelter Haushaltsführung

Das Prinzip der Saldierung gilt nicht nur für Reisekosten im engeren Sinne, sondern auch für Erstattungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Unterhält ein Pilot am Stationierungsort eine Zweitwohnung und erstattet die Airline Teile der damit verbundenen Kosten steuerfrei, mindert auch diese Erstattung den entsprechenden Werbungskostenabzug. Abziehbar bleibt nur der selbst getragene Teil der Mehraufwendungen.

Für die steuerfreien Vergütungen bei einer doppelten Haushaltsführung besteht ebenfalls eine Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht im Lohnkonto. Auch hier gilt: Die Gegenüberstellung von abziehbaren Aufwendungen und steuerfreien Erstattungen entscheidet über den verbleibenden Werbungskostenabzug. Für Piloten, die sowohl Auswärtstätigkeiten als auch eine doppelte Haushaltsführung geltend machen, ist auf die saubere Trennung der jeweiligen Aufwendungen und Erstattungen zu achten, um Doppelerfassungen zu vermeiden.

Ein Rechenbeispiel

Ein Rechenbeispiel veranschaulicht das Zusammenspiel. Ein Pilot hat im Jahr Anspruch auf Verpflegungspauschalen von insgesamt 1.200 Euro. Auf seinen Layovern stellt die Airline an 30 Tagen jeweils ein Frühstück, was zu einer Kürzung von 30 mal 5,60 Euro, also 168 Euro, führt. Zusätzlich zahlt die Airline steuerfreie Verpflegungsspesen von 600 Euro.

Die abziehbaren Verpflegungspauschalen ermitteln sich wie folgt: Von den 1.200 Euro ist zunächst die Mahlzeitenkürzung von 168 Euro abzuziehen, sodass 1.032 Euro verbleiben. Davon sind die steuerfreien Spesen von 600 Euro zu subtrahieren, sodass ein abziehbarer Werbungskostenbetrag von 432 Euro verbleibt. Das Beispiel zeigt, dass trotz Erstattung und Mahlzeitengestellung ein abziehbarer Restbetrag verbleiben kann, der bei häufiger Auswärtstätigkeit über das Jahr betrachtet nicht zu vernachlässigen ist und sich spürbar steuermindernd auswirkt. Die genaue Berechnung erfordert eine sorgfältige Erfassung aller Faktoren – der Pauschalansprüche, der gestellten Mahlzeiten und der steuerfreien Erstattungen.

Aufzeichnungspflichten im Lohnkonto

Für alle steuerfreien Reisekostenerstattungen besteht grundsätzlich eine Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto. Der Arbeitgeber hat die steuerfrei erstatteten Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen sowie die Erstattungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen bilden die Grundlage dafür, dass die Erstattungen zutreffend als steuerfrei behandelt werden.

Für den Piloten bedeutet das, dass die steuerfreien Erstattungen in der Lohnabrechnung und gegebenenfalls in der Lohnsteuerbescheinigung nachvollziehbar ausgewiesen sind. Diese Angaben sind für die Steuererklärung wichtig, da sie zeigen, welche Beträge bereits steuerfrei geflossen sind und daher den Werbungskostenabzug mindern. Eine sorgfältige Auswertung der Lohnunterlagen ist somit der Ausgangspunkt für die korrekte Ermittlung der verbleibenden, abziehbaren Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen.

Auslandsreisen und Auslandspauschalen

Bei Auslandsaufenthalten gelten für die Verpflegungspauschalen besondere, nach Ländern gestaffelte Auslandspauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium festlegt. Für die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten ist auch hier auf die volle Tagespauschale des jeweiligen Landes abzustellen: Frühstück mindert um 20 Prozent, Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent dieser Landespauschale.

Für Piloten, die international unterwegs sind und auf Layovern im Ausland verpflegt werden, ist daher die jeweilige Auslandspauschale die Bezugsgröße sowohl für den Verpflegungsmehraufwand als auch für die Mahlzeitenkürzung. Die steuerfreien Erstattungen der Airline sind ebenfalls auf die jeweils maßgebliche Landespauschale zu beziehen und entsprechend gegenzurechnen. Diese länderbezogene Betrachtung macht die Ermittlung anspruchsvoller, folgt aber denselben Grundsätzen von Saldierung und Kürzung wie im Inland. Eine sorgfältige Zuordnung der Aufenthalte zu den jeweiligen Ländern ist die Voraussetzung für die korrekte Berechnung.

Die wichtigsten Punkte im Überblick

Zusammengefasst bestimmen drei Mechanismen das Zusammenspiel von Erstattung und Werbungskostenabzug bei Piloten: Erstens mindern steuerfreie Arbeitgebererstattungen den Werbungskostenabzug nach dem Saldierungsprinzip. Zweitens kürzen gestellte Mahlzeiten die Verpflegungspauschale um feste Beträge. Drittens signalisiert der Großbuchstabe M auf der Lohnsteuerbescheinigung die Mahlzeitengestellung.

Abziehbar ist letztlich nur der selbst getragene Aufwand. Wer die Airline-Abrechnungen und die Lohnsteuerbescheinigung auswertet, die steuerfreien Erstattungen gegenrechnet und die Mahlzeitenkürzung berücksichtigt, ermittelt den verbleibenden Werbungskostenabzug korrekt. Bei häufiger Auswärtstätigkeit kann dieser Restbetrag trotz Erstattung und Verpflegung erheblich sein, sodass sich die sorgfältige Berechnung lohnt. Die länderbezogene Betrachtung bei Auslandsaufenthalten folgt denselben Grundsätzen.

Die Dreimonatsfrist beachten

Bei der Verpflegungspauschale ist zusätzlich die Dreimonatsfrist zu beachten. Der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen für eine Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist auf die ersten drei Monate beschränkt. Diese Frist ist für die Frage der Mahlzeitenkürzung von Bedeutung: Besteht dem Grunde nach kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale mehr, kann auch keine Kürzung erfolgen.

Für Piloten mit ihrer typischen Auswärtstätigkeit an wechselnden Orten ist die Dreimonatsfrist häufig nicht einschlägig, da sie nicht über längere Zeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig sind. Bei längeren Einsätzen am selben Ort kann die Frist jedoch relevant werden und den Anspruch auf Verpflegungspauschalen begrenzen. Das Zusammenspiel von Dreimonatsfrist, Erstattung und Mahlzeitenkürzung ist im Einzelfall sorgfältig zu prüfen, um den abziehbaren Betrag zutreffend zu ermitteln.

Fazit

Spesen und Arbeitgebererstattungen mindern die abziehbaren Werbungskosten von Piloten. Steuerfreie Reisekostenerstattungen nach § 3 Nr. 16 EStG sind nur bis zur Höhe der abziehbaren Aufwendungen steuerfrei; soweit erstattet wird, entfällt der Werbungskostenabzug. Gestellte Mahlzeiten kürzen die Verpflegungspauschale – Frühstück um 5,60 Euro, Mittag- und Abendessen um je 11,20 Euro –, gekennzeichnet durch den Großbuchstaben M auf der Lohnsteuerbescheinigung. Bei Übernachtungen sind für den Werbungskostenabzug die tatsächlichen Kosten maßgebend. Abziehbar ist nur der selbst getragene Aufwand. Die Inhalte dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Beratung.

Werbungskosten für Piloten: weitere Ratgeber

Die Werbungskosten für fliegendes Personal verteilen sich auf mehrere Bereiche. Diese Ratgeber vertiefen Reisekosten und Auswärtstätigkeit, Ausbildung und Lizenz, Arbeitsmittel und Ausrüstung, Beiträge und Versicherungen sowie die Erklärung selbst:

Reisekosten und Auswärtstätigkeit: Reisekosten und Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand, Doppelte Haushaltsführung, Umzugskosten beim Basenwechsel, Steuerfreie Zuschläge.

Ausbildung, Lizenz und Qualifikation: Flugausbildung absetzen, Typerating und Lizenzkosten, Flugmedizin und Medical, Sprachkurse und Language Proficiency, Bewerbungskosten und Assessment.

Arbeitsmittel und Ausrüstung: Pilotenkoffer und Flugausrüstung, Uniform und Arbeitskleidung, Fachliteratur, Apps und Charts, Arbeitszimmer und Homeoffice, Arbeitsmittel abschreiben.

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Erklärung und Grundlagen: Werbungskosten im Überblick, Steuererklärung für Piloten, Anlage N und N-AUS, Steuer für Flugbegleiter, Steuerberatungskosten absetzen.