Sprachkurse für Piloten von der Steuer absetzen

Warum Englisch für Piloten Pflicht ist

Für Piloten und Kabinenpersonal ist die englische Sprache ein unverzichtbares Arbeitsmittel. Der internationale Flugfunk wird in Englisch abgewickelt, und die ICAO verlangt für den Einsatz im internationalen Luftverkehr einen nachgewiesenen Sprachstand, die sogenannte Language Proficiency. Ohne das geforderte Niveau ist ein Einsatz auf internationalen Strecken nicht möglich.

Damit unterscheidet sich die Situation von Piloten grundlegend von Berufen, in denen Fremdsprachenkenntnisse nur nützlich, aber nicht zwingend sind. Weil die englische Sprache unmittelbar für die Berufsausübung erforderlich ist und der Spracherwerb sowie der regelmäßige Nachweis Voraussetzung für die Tätigkeit sind, liegt bei berufsbezogenen Sprachkursen ein klarer beruflicher Anlass vor – die Grundlage für den Werbungskostenabzug.

Berufliche Veranlassung als Voraussetzung

Aufwendungen für einen Sprachkurs sind als Werbungskosten abziehbar, wenn der Kurs beruflich veranlasst ist. Das ist der Fall, wenn er auf die besonderen beruflichen Erfordernisse zugeschnitten ist und die im Beruf benötigten Sprachkenntnisse vermittelt. Dienen die Kurse hingegen nur der allgemeinen Sprachbildung oder der Konversation, ordnet das Finanzamt sie der privat veranlassten Allgemeinbildung zu.

Für Piloten ist diese Hürde regelmäßig genommen, weil die englische Sprache unmittelbar für die Ausübung des Berufs erforderlich ist. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs kann sogar der Erwerb von Grundkenntnissen zu Werbungskosten führen, wenn ein ausreichender beruflicher Anlass besteht – etwa wenn die Beherrschung der Sprache Voraussetzung für die Einstellung oder den Erhalt des Arbeitsplatzes ist. Genau das trifft auf die geforderte Sprachkompetenz im Cockpit zu.

ICAO Language Proficiency und Aviation English

Die ICAO Language Proficiency Requirements verlangen von Piloten im internationalen Verkehr ein Mindestniveau an Englischkenntnissen, das in Stufen bewertet und regelmäßig überprüft wird. Aviation English, also das fachspezifische Luftfahrtenglisch mit seiner standardisierten Phraseologie, ist unmittelbarer Bestandteil der beruflichen Qualifikation. Kurse zur Vorbereitung auf die Sprachprüfung oder zur Anhebung des Niveaus sind daher eindeutig berufsbezogen.

Weil der Nachweis der Sprachkompetenz Voraussetzung für die Ausübung der Tätigkeit ist, liegt bei solchen Kursen ein unmittelbarer beruflicher Anlass vor. Das gilt für die erstmalige Erlangung des erforderlichen Niveaus ebenso wie für die regelmäßige Auffrischung und die Vorbereitung auf die wiederkehrende Überprüfung. Die Kosten für Aviation-English-Kurse und die zugehörigen Prüfungen sind damit als Werbungskosten abziehbar, soweit der Pilot sie selbst trägt.

Welche Kosten absetzbar sind

Bei einem beruflich veranlassten Sprachkurs sind zunächst die Kursgebühren selbst als Werbungskosten abziehbar. Hinzu kommen die Kosten für Lehrbücher und Lernmaterial sowie die Gebühren für die Sprachprüfung, mit der das geforderte Niveau nachgewiesen wird. Auch Fahrtkosten zum Kursort gehören dazu, wenn der Kurs nicht am Wohnort stattfindet.

Findet der Kurs auswärts statt, können unter den allgemeinen Voraussetzungen für eine Auswärtstätigkeit auch Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten als Werbungskosten in Betracht kommen, sofern die Reise beruflich veranlasst ist. Abziehbar ist stets nur der Betrag, den der Pilot selbst getragen hat; übernimmt der Arbeitgeber einen Teil der Kosten, ist dieser Anteil herauszurechnen. Die Belege für Kurs, Prüfung und Reise sind aufzubewahren.

Sprachreisen ins Ausland

Eine besondere Frage stellt sich bei Sprachreisen ins Ausland. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs kann die steuerliche Anerkennung nicht allein deshalb versagt werden, weil der Sprachkurs im Ausland stattfindet – das Erlernen einer Sprache im Land, in dem sie gesprochen wird, ist regelmäßig effizienter. Allerdings unterstellt das Finanzamt bei einer Auslandsreise häufig eine private Mitveranlassung durch den touristischen Aspekt.

Ist die Reise sowohl beruflich als auch privat veranlasst, sind die Reisekosten aufzuteilen; abziehbar ist nur der beruflich veranlasste Teil. Da bei einer Sprachreise berufliche und private Veranlassung oft gleichzeitig bestehen, kommt nach der Rechtsprechung neben dem zeitlichen Maßstab auch eine hälftige Aufteilung der Reisekosten in Betracht. Die reinen Kursgebühren und Prüfungsgebühren bleiben dagegen bei klarer beruflicher Veranlassung in voller Höhe abziehbar, da sie unmittelbar dem Spracherwerb dienen.

Intensität und Gestaltung des Kurses

Für die Anerkennung kommt es maßgeblich auf die Gestaltung des Kurses an. Je intensiver der Unterricht, je geringer der verbleibende Freizeitanteil und je deutlicher der berufliche Bezug, desto besser stehen die Chancen auf vollständige Anerkennung. Als Orientierung gilt ein Umfang von etwa dreißig Unterrichtseinheiten pro Woche; Kurse mit deutlich weniger Stunden werden seltener vollständig anerkannt.

Ein straff organisierter Lehrgang mit ganztägigem Unterricht und wenig Raum für touristische Aktivitäten spricht für die berufliche Veranlassung. Ungünstig wirken dagegen die Mitnahme der Familie, ein Aufenthalt in einem aufwendigen Urlaubshotel oder ein hoher Freizeitanteil – solche Umstände lassen das Finanzamt eher eine private Veranlassung annehmen. Wer den beruflichen Charakter des Kurses durch Programm, Stundenumfang und Bezug zur Language Proficiency dokumentiert, erhöht die Anerkennungschancen beim Finanzamt erheblich.

Nachweise gegenüber dem Finanzamt

Da das Finanzamt bei Sprachkursen genau hinsieht, ist die Dokumentation des beruflichen Bezugs entscheidend. Bewährt haben sich eine Teilnahmebescheinigung mit Angabe der Unterrichtsstunden, das Kursprogramm, das den fachlichen Inhalt belegt, sowie eine Darlegung, warum der Kurs für die Tätigkeit als Pilot erforderlich ist – etwa der Verweis auf die geforderte Language Proficiency.

Hilfreich ist zudem eine Bestätigung des Arbeitgebers oder ein Hinweis auf die betrieblichen Anforderungen, aus denen sich die Notwendigkeit der Sprachkenntnisse ergibt. Wer den unmittelbaren Zusammenhang zwischen dem Kurs und den beruflichen Erfordernissen – insbesondere der geforderten Language Proficiency – klar und nachvollziehbar herausstellt, erleichtert die Anerkennung durch das Finanzamt erheblich. Die entsprechenden Unterlagen – Teilnahmebescheinigung, Kursprogramm und Belege – sind bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufzubewahren, um auf etwaige Rückfragen des Finanzamts reagieren zu können.

Vom Arbeitgeber übernommene Kosten

Häufig beteiligt sich der Arbeitgeber an den Kosten für die Sprachausbildung oder übernimmt sie ganz, etwa wenn die Language Proficiency Teil der betrieblichen Qualifikation ist. Soweit der Arbeitgeber die Kosten steuerfrei erstattet oder unmittelbar trägt, fehlt es an einer eigenen Aufwendung des Piloten; ein Werbungskostenabzug ist dann insoweit ausgeschlossen.

Abziehbar bleibt nur der Anteil, den der Pilot tatsächlich selbst getragen hat. Wer einen Eigenanteil leistet oder Kurse außerhalb des betrieblichen Angebots auf eigene Kosten besucht, kann diese Aufwendungen geltend machen. Es empfiehlt sich, die Kostenträgerschaft sauber zu dokumentieren, damit der selbst getragene Teil eindeutig nachweisbar ist und nicht mit den erstatteten Beträgen vermischt wird.

Sprachkurse vor dem Berufseinstieg

Auch wer den erforderlichen Sprachstand vor dem Einstieg in den Pilotenberuf erwirbt, kann die Kosten geltend machen. Aufwendungen, die der Vorbereitung auf eine konkrete spätere Tätigkeit dienen, sind als vorweggenommene Werbungskosten abziehbar, wenn ein hinreichend konkreter Zusammenhang mit den künftigen Einnahmen besteht. Ist die Sprachkompetenz Einstellungsvoraussetzung, liegt dieser Zusammenhang vor.

Vorweggenommene Werbungskosten können auch dann geltend gemacht werden, wenn im betreffenden Jahr noch keine oder nur geringe Einnahmen erzielt wurden; sie führen dann gegebenenfalls zu einem Verlust, der mit späteren Einkünften verrechnet werden kann. Für angehende Piloten in der Ausbildungs- oder Bewerbungsphase ist das eine wichtige Gestaltungsmöglichkeit, die den frühen, beruflich veranlassten Spracherwerb steuerlich begleitet und sich später auszahlt.

Grenzfälle und Abgrenzung

Nicht jeder Sprachkurs eines Piloten ist automatisch beruflich veranlasst. Ein allgemeiner Konversationskurs ohne fachlichen Bezug, ein Kurs in einer Sprache ohne Bezug zur Tätigkeit oder ein Kurs, der überwiegend der privaten Allgemeinbildung dient, wird vom Finanzamt regelmäßig nicht anerkannt. Maßgeblich ist stets, ob die konkret vermittelten Sprachkenntnisse für die berufliche Tätigkeit als Pilot tatsächlich benötigt werden.

Bei Englisch als der für den Beruf zentralen Sprache ist die Abgrenzung meist eindeutig. Schwieriger wird es bei weiteren Sprachen, deren beruflicher Nutzen vom konkreten Einsatzgebiet abhängt – etwa wenn ein Pilot für eine Airline mit Schwerpunkt in einem bestimmten Sprachraum tätig ist. Hier ist der berufliche Bezug im Einzelfall darzulegen. Wer die Grenze zwischen berufsbezogenem Spracherwerb und privater Allgemeinbildung kennt, vermeidet die Geltendmachung nicht anerkennungsfähiger Kosten von vornherein und konzentriert sich auf die eindeutig beruflich veranlassten Aufwendungen.

Häufige Fehler vermeiden

Ein häufiger Fehler ist die Geltendmachung allgemeiner Sprach- oder Konversationskurse ohne erkennbaren Berufsbezug – diese werden als Allgemeinbildung gestrichen. Ebenso problematisch ist eine Sprachreise mit hohem Freizeitanteil oder in Begleitung der Familie, die den Eindruck eines Urlaubs erweckt und die Anerkennung gefährdet.

Weitere Fehler sind das Versäumnis, den beruflichen Bezug zu dokumentieren, sowie die Geltendmachung vom Arbeitgeber erstatteter Kosten. Wer einen intensiven, fachbezogenen Kurs wählt, den Bezug zur geforderten Language Proficiency klar belegt, nur die selbst getragenen Kosten ansetzt und alle Belege geordnet aufbewahrt, sichert den Werbungskostenabzug für die Sprachausbildung zuverlässig ab.

Wiederkehrende Sprachprüfungen

Die Language Proficiency ist kein einmaliger Nachweis, sondern muss je nach erreichtem Niveau in bestimmten Abständen erneut überprüft werden. Aufwendungen für die Vorbereitung auf diese wiederkehrenden Prüfungen und für die Prüfungen selbst sind ebenso beruflich veranlasst wie die erstmalige Erlangung des Sprachstands. Sie sind daher als Werbungskosten abziehbar, soweit der Pilot sie selbst trägt.

Wer sein Sprachniveau anheben möchte, um längere Gültigkeitsintervalle zu erreichen oder die Voraussetzungen für bestimmte Einsätze zu erfüllen, kann auch die hierfür anfallenden Kurs- und Prüfungskosten geltend machen. Der unmittelbare berufliche Anlass ergibt sich aus der Notwendigkeit, den geforderten Sprachstand für die Ausübung der Tätigkeit aufrechtzuerhalten. Die regelmäßige Wiederkehr der Sprachprüfung ändert nichts an der beruflichen Veranlassung, sondern unterstreicht sie, da der Sprachstand dauerhaft für die Ausübung der Tätigkeit aufrechtzuerhalten ist.

Sprachkurse für das Kabinenpersonal

Auch für Flugbegleiterinnen und Flugbegleiter können Sprachkurse beruflich veranlasst sein. Im Kabinendienst sind Fremdsprachenkenntnisse für die Kommunikation mit Passagieren, für sicherheitsrelevante Ansagen und für den Service auf internationalen Strecken von Bedeutung. Verlangt der Arbeitgeber bestimmte Sprachkenntnisse oder sind sie für den Einsatz auf bestimmten Strecken erforderlich, liegt ein beruflicher Anlass vor.

Wie bei Piloten kommt es auch hier auf die konkrete berufliche Veranlassung an: Allgemeine Konversationskenntnisse ohne Bezug zur Tätigkeit reichen nicht, ein nachweisbarer betrieblicher Bedarf hingegen schon. Das gilt insbesondere für Sprachen, die im Streckennetz der Airline oder im Servicekonzept eine Rolle spielen. Die Grundsätze zur Anerkennung, zur Aufteilung bei Auslandsreisen und zur Dokumentation gelten für das Kabinenpersonal entsprechend.

Praxis: Einordnung und Beratung

In der Praxis ist die Anerkennung berufsbezogener Sprachkurse bei Piloten meist unproblematisch, weil die Sprachkompetenz Voraussetzung für die Tätigkeit ist. Knifflig wird es bei der Abgrenzung von Sprachreisen mit privatem Anteil und bei weiteren Sprachen ohne eindeutigen Berufsbezug. Hier kommt es auf die saubere Darlegung und Dokumentation des beruflichen Anlasses an.

Wer größere Sprachausbildungen plant oder eine Sprachreise mit dem Werbungskostenabzug verbinden möchte, sollte die Gestaltung im Vorfeld bedenken, um den beruflichen Charakter zu wahren. Dieser Beitrag erläutert die Grundsätze; die Beurteilung des konkreten Kurses und die optimale Gestaltung im Einzelfall bleiben der individuellen Beratung vorbehalten.

Online-Sprachkurse und Lernsoftware

Neben Präsenzkursen kommen für den Spracherwerb zunehmend Online-Kurse und Lernsoftware in Betracht. Auch deren Kosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn der Kurs beruflich veranlasst ist und auf die im Beruf benötigten Sprachkenntnisse zugeschnitten ist. Bei Online-Formaten entfällt die Frage der Reisekostenaufteilung, da kein auswärtiger Aufenthalt anfällt.

Abziehbar sind die Gebühren für Online-Kurse, Abonnements für berufsbezogene Sprachlernprogramme und einschlägige Lernsoftware. Bei Programmen, die auch privat genutzt werden könnten, ist auf den beruflichen Schwerpunkt zu achten; ein klar berufsbezogenes Aviation-English-Programm ist unproblematisch. Die flexible Nutzung von Online-Angeboten erleichtert die berufsbegleitende Auffrischung der Sprachkenntnisse und ist steuerlich ebenso zu behandeln wie ein klassischer Präsenzkurs, sofern der berufliche Bezug gewahrt bleibt und das Programm auf die im Cockpit benötigten Kenntnisse zugeschnitten ist.

Bildungsurlaub und Freistellung

In einigen Bundesländern besteht ein Anspruch auf Bildungsurlaub, der für eine berufsbezogene Sprachfortbildung genutzt werden kann. Wird ein Sprachkurs im Rahmen eines anerkannten Bildungsurlaubs absolviert, spricht dies für die berufliche Veranlassung, da die Freistellung an berufliche Weiterbildungszwecke gebunden ist. Die Kosten des Kurses bleiben gleichwohl nach den allgemeinen Grundsätzen zu beurteilen.

Der berufliche Charakter eines als Bildungsurlaub anerkannten Sprachkurses lässt sich gegenüber dem Finanzamt gut belegen, etwa durch die Anerkennung der Maßnahme und das Kursprogramm. Auch hier gilt jedoch, dass die vermittelten Sprachkenntnisse für die berufliche Tätigkeit benötigt werden müssen und ein hoher Freizeitanteil der Anerkennung entgegensteht. Die Kombination aus anerkanntem Bildungsurlaub und klar berufsbezogenem, intensivem Kursinhalt ist für die steuerliche Anerkennung besonders günstig und erleichtert den Nachweis der beruflichen Veranlassung gegenüber dem Finanzamt erheblich.

Fazit

Sprachkurse sind für Piloten als Fortbildungskosten nach § 9 EStG abziehbar, weil die englische Sprache und die ICAO Language Proficiency unmittelbar für die Berufsausübung erforderlich sind. Abziehbar sind Kursgebühren, Prüfungsgebühren, Lernmaterial und Fahrtkosten; bei auswärtigen Kursen unter Umständen auch Reise- und Übernachtungskosten. Bei Sprachreisen ins Ausland ist eine Aufteilung der Reisekosten vorzunehmen, während die Kursgebühren bei klarer beruflicher Veranlassung voll abziehbar bleiben. Entscheidend sind ein intensiver, fachbezogener Kurs, die Dokumentation des beruflichen Anlasses und der Ansatz nur der selbst getragenen Kosten. Die Inhalte dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Beratung.

Werbungskosten für Piloten: weitere Ratgeber

Die Werbungskosten für fliegendes Personal verteilen sich auf mehrere Bereiche. Diese Ratgeber vertiefen Reisekosten und Auswärtstätigkeit, Ausbildung und Lizenz, Arbeitsmittel und Ausrüstung, Beiträge und Versicherungen sowie die Erklärung selbst:

Reisekosten und Auswärtstätigkeit: Reisekosten und Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand, Doppelte Haushaltsführung, Umzugskosten beim Basenwechsel, Steuerfreie Zuschläge, Spesen und Arbeitgebererstattungen.

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Erklärung und Grundlagen: Werbungskosten im Überblick, Steuererklärung für Piloten, Anlage N und N-AUS, Steuer für Flugbegleiter, Steuerberatungskosten absetzen.