Lohnsteuer-Freibetrag eintragen lassen

Das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren

Der Arbeitgeber berechnet die monatliche Lohnsteuer ausgehend vom Bruttolohn und der Steuerklasse anhand der amtlichen Steuertabellen. In diesen sind nur bestimmte Pauschalen steuermindernd berücksichtigt, etwa der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro. Liegen die tatsächlichen Werbungskosten darüber, wird zunächst zu viel Lohnsteuer einbehalten – die Erstattung erfolgt erst nach Abgabe der Steuererklärung im Folgejahr.

Das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren nach § 39a EStG schafft hier Abhilfe. Mit einem Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung lässt sich ein Freibetrag in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen – den ELStAM – eintragen. Dieser Freibetrag mindert bereits den laufenden monatlichen Lohnsteuerabzug, sodass mehr Netto vom Brutto bleibt. Statt auf die Erstattung zu warten, profitiert der Arbeitnehmer also sofort durch ein höheres monatliches Nettoeinkommen. Für Piloten mit ihren typisch hohen Werbungskosten ist dieses Verfahren besonders attraktiv, da bei ihnen oft beträchtliche Beträge zusammenkommen, die andernfalls über das ganze Jahr vorgestreckt würden.

So wirkt der Freibetrag

Der eingetragene Freibetrag wird als Lohnsteuerabzugsmerkmal in der ELStAM-Datenbank gespeichert und dem Arbeitgeber zum elektronischen Abruf bereitgestellt. Der Arbeitgeber berücksichtigt den Freibetrag dann unmittelbar bei der nächsten Lohnabrechnung und behält entsprechend weniger Lohnsteuer ein, ohne dass es weiterer Schritte des Arbeitnehmers bedarf. Einen Papierausdruck der geänderten ELStAM erhält der Arbeitnehmer nicht; die Bekanntgabe erfolgt über die Lohnabrechnung.

Der Freibetrag ist ein Jahresbetrag und wird auf die der Antragstellung folgenden Monate verteilt. Wird der Antrag im Laufe des Jahres gestellt, verteilt sich der Jahresbetrag auf die verbleibenden Monate, sodass die monatliche Entlastung in diesen Monaten entsprechend höher ausfällt als bei einer Verteilung über das ganze Jahr. Wird der Antrag im Januar gestellt, gilt der Freibetrag ausnahmsweise rückwirkend ab dem 1. Januar und verteilt sich damit auf das gesamte Jahr. So kommt die steuerliche Entlastung der hohen Werbungskosten bereits unterjährig Monat für Monat an, statt erst mit der Erstattung nach Abgabe der Steuererklärung im Folgejahr.

Die Antragsgrenze von 600 Euro

Ein Freibetrag für erhöhte Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen kann nur dann gebildet werden, wenn diese Aufwendungen insgesamt die Antragsgrenze von 600 Euro überschreiten. Bei der Prüfung dieser Grenze werden die Werbungskosten allerdings nicht in voller Höhe angesetzt, sondern nur mit dem Betrag, der den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigt.

Wer also ausschließlich Werbungskosten geltend macht, muss insgesamt auf mindestens 1.830 Euro kommen – 1.230 Euro Pauschbetrag plus 600 Euro Antragsgrenze –, damit ein Freibetrag eingetragen wird. Die Grenze wird bei Ehegatten nicht verdoppelt. Bestimmte Posten unterliegen der 600-Euro-Grenze nicht, etwa haushaltsnahe Dienstleistungen, Handwerkerleistungen, Verlustvorträge oder der Behindertenpauschbetrag – diese können unbeschränkt eingetragen werden. Für Piloten ist die Antragsgrenze in der Regel leicht zu überschreiten, da Verpflegungsmehraufwand, Reisekosten und Ausrüstungskosten zusammen meist deutlich über 1.830 Euro liegen.

Fristen und Geltungsdauer

Das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren für ein Jahr beginnt am 1. November des Vorjahres. Das frühere Startdatum 1. Oktober ist mit der Einführung der ELStAM entfallen. Der Antrag muss bis spätestens zum 30. November des Jahres, für das der Freibetrag gelten soll, beim Finanzamt eingegangen sein. Wird diese Frist versäumt, kann die Steuerermäßigung für das betreffende Jahr nur noch über die Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden.

Eine praktische Erleichterung: Der Freibetrag kann für zwei Kalenderjahre auf einmal beantragt werden. Wer also einmal einen Antrag stellt, muss ihn nicht jedes Jahr wiederholen, sofern sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern, was den Verwaltungsaufwand spürbar verringert. Bleiben die Aufwendungen im zweiten Jahr in etwa gleich, genügt ein vereinfachter Antrag, mit dem höchstens derselbe Freibetrag wie im Vorjahr übernommen wird. Für Piloten mit stabil hohen Werbungskosten ist die zweijährige Geltung eine spürbare Vereinfachung.

Die Pflichtveranlagung als Folge

Wer sich einen Freibetrag in die ELStAM eintragen lässt, ist zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet. Diese Pflichtveranlagung nach § 46 EStG dient dazu, dass das Finanzamt nach Ablauf des Jahres überprüfen kann, ob der eingetragene Freibetrag den tatsächlichen Aufwendungen entsprach. War der Freibetrag zu hoch angesetzt, weil die Aufwendungen geringer ausfielen als erwartet, kann es zu einer Steuernachforderung kommen.

Für Piloten ist diese Folge in der Praxis meist unproblematisch, da sie ohnehin zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind oder diese freiwillig abgeben, um ihre hohen Werbungskosten geltend zu machen. Die Pflichtveranlagung stellt für sie also keine zusätzliche Belastung dar. Wichtig ist lediglich, den Freibetrag realistisch zu bemessen, damit am Jahresende keine unerwartete Nachzahlung entsteht. Wer seine Werbungskosten zurückhaltend schätzt, ist auf der sicheren Seite.

Der Antrag in der Praxis

Der Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung kann elektronisch über ELSTER oder in Papierform beim Finanzamt gestellt werden. Er besteht aus dem Hauptvordruck für die allgemeinen Angaben und – je nach geltend gemachten Posten – verschiedenen Anlagen: der Anlage Werbungskosten, der Anlage Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen, der Anlage Kinder, der Anlage haushaltsnahe Aufwendungen sowie der Anlage ELStAM und der Anlage Steuerklassenwechsel.

Hat der Pilot bereits im Vorjahr einen Freibetrag eintragen lassen und ändern sich die Verhältnisse nicht wesentlich, genügt der vereinfachte Antrag: Im Hauptvordruck und in der Anlage für den vereinfachten Antrag werden die entsprechenden Angaben gemacht, ohne dass die einzelnen Aufwendungen erneut detailliert nachgewiesen werden müssen. Die einzutragenden Werbungskosten ergeben sich aus den typischen Posten wie Verpflegungsmehraufwand, Reisekosten, Ausbildungs-, Lizenz- und Ausrüstungskosten, die bei Piloten regelmäßig anfallen. Die voraussichtlichen Aufwendungen des laufenden Jahres bilden die Grundlage für die Höhe des Freibetrags.

Bedeutung für Piloten

Für Piloten ist der Lohnsteuer-Freibetrag ein besonders wirksames Instrument, weil ihre Werbungskosten regelmäßig weit über der Schwelle von 1.830 Euro liegen. Verpflegungsmehraufwand durch häufige Auswärtstätigkeit, Reisekosten, Kosten für Lizenzerhalt und Ausrüstung summieren sich rasch zu mehreren Tausend Euro. Statt diese Beträge über die Lohnsteuer vorzustrecken und erst mit der Erstattung zurückzuerhalten, kann der Pilot sie als Freibetrag eintragen lassen und so seine monatliche Liquidität verbessern.

Der Vorteil ist ein reiner Zeitvorteil: Die Steuerersparnis bleibt insgesamt gleich, fällt aber unterjährig an statt erst im Folgejahr. Gerade bei größeren Beträgen kann das über das Jahr verteilt einen spürbaren Unterschied auf dem Konto machen. Die Pflichtveranlagung als Folge ist für Piloten ohne Belang, da sie ihre Erklärung ohnehin abgeben. Wer seine voraussichtlichen Werbungskosten kennt, sollte den Freibetrag daher rechtzeitig vor dem 30. November beantragen, um die Entlastung über möglichst viele Monate des Jahres zu verteilen und nicht auf die spätere Erstattung angewiesen zu sein.

Das ELStAM-Verfahren

Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale – kurz ELStAM – haben die frühere Papierlohnsteuerkarte abgelöst. In ihnen sind die für den Lohnsteuerabzug maßgeblichen Merkmale gespeichert: die Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, die Konfession für die Kirchensteuer und eben auch ein etwaiger Freibetrag aus dem Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren. Der Arbeitgeber ruft diese Merkmale beim Bundeszentralamt für Steuern elektronisch ab.

Voraussetzung für den Abruf ist die Steuer-Identifikationsnummer des Arbeitnehmers, die dem Arbeitgeber daher mitzuteilen ist. Über die Anlage ELStAM zum Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung kann der Arbeitnehmer zudem steuern, welche Arbeitgeber seine ELStAM abrufen dürfen, und sich die Abrufe mitteilen lassen. Für Piloten, die ihren Arbeitgeber wechseln, ist es wichtig zu wissen, dass ein eingetragener Freibetrag an die Person und nicht an den Arbeitgeber gebunden ist; bei einem Wechsel ist gegebenenfalls zu prüfen, ob der Freibetrag korrekt weitergeführt wird.

Abgrenzung zu den Vorauszahlungen

Der Lohnsteuer-Freibetrag ist von den Einkommensteuer-Vorauszahlungen zu unterscheiden, auch wenn beide das unterjährige Steueraufkommen betreffen. Vorauszahlungen werden festgesetzt, wenn mit einer Nachzahlung zu rechnen ist, etwa bei zusätzlichen Einkünften neben dem Arbeitslohn; sie führen zu vierteljährlichen Zahlungen an das Finanzamt. Der Freibetrag wirkt genau umgekehrt: Er mindert die monatlich einbehaltene Lohnsteuer und erhöht damit das Nettoeinkommen.

Für einen Piloten, dessen Werbungskosten hoch sind und der keine wesentlichen weiteren Einkünfte hat, ist der Freibetrag das passende Instrument, um die zu erwartende Erstattung bereits unterjährig zu realisieren. Wer dagegen neben dem Arbeitslohn nennenswerte andere Einkünfte erzielt, kann mit Vorauszahlungen konfrontiert sein. Beide Mechanismen können sich im Einzelfall auch überlagern. Entscheidend ist, die eigene Situation zu kennen und das jeweils passende Verfahren zu nutzen, um Liquiditätsnachteile zu vermeiden.

Welche Aufwendungen zählen

Für den Freibetrag kommen verschiedene Aufwendungen in Betracht. An erster Stelle stehen bei Piloten die Werbungskosten aus nichtselbständiger Arbeit, soweit sie den Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen: Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeit, Reisekosten, Kosten für den Erhalt der Lizenz, Fachliteratur, Arbeitsmittel und Berufsbekleidung. Auch Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer oder die Tagespauschale für das Homeoffice können dazugehören.

Daneben können bestimmte Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen den Freibetrag erhöhen. Zu beachten ist allerdings, dass Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung beim Lohnsteuerabzug bereits über die Vorsorgepauschale berücksichtigt werden und daher beim Freibetragsantrag nicht zusätzlich zählen. Aufwendungen für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen werden gesondert und ohne Anwendung der 600-Euro-Grenze berücksichtigt. Für die Höhe des Freibetrags sind die voraussichtlichen Aufwendungen des laufenden Jahres maßgeblich, die der Pilot überschlägig ermitteln sollte.

Praxis: Liquidität über das Jahr

Der praktische Nutzen des Freibetrags liegt in der gleichmäßigen Entlastung über das Jahr. Wird der Freibetrag früh im Jahr eingetragen, verteilt er sich auf alle verbleibenden Monate und sorgt jeden Monat für ein etwas höheres Nettogehalt. Wird er erst spät beantragt, fällt die monatliche Entlastung in den wenigen verbleibenden Monaten entsprechend höher aus, da der Jahresbetrag auf weniger Monate verteilt wird.

Für die Entscheidung, ob sich der Aufwand des Antrags lohnt, ist die Höhe der zu erwartenden monatlichen Entlastung gegen den Aufwand der Antragstellung abzuwägen. Bei den hohen Werbungskosten vieler Piloten ist die monatliche Entlastung erheblich, sodass sich der einmalige Antrag – der zudem für zwei Jahre gilt – in der Regel klar lohnt und in keinem Verhältnis zum geringen Aufwand der Antragstellung steht. Der Liquiditätsvorteil über das Jahr ist der wesentliche Gewinn dieses Verfahrens. Dieser Beitrag erläutert die Grundsätze; die Beurteilung des konkreten Falls bleibt der individuellen Beratung vorbehalten.

Änderungen während des Jahres

Ändern sich die Verhältnisse während des Jahres, kann der Freibetrag angepasst werden. Stellt sich heraus, dass die tatsächlichen Werbungskosten deutlich höher ausfallen als ursprünglich angenommen, kann ein ergänzender Antrag gestellt werden, um den Freibetrag zu erhöhen. Umgekehrt sollte ein zu hoch angesetzter Freibetrag korrigiert werden, um eine spätere Nachzahlung zu vermeiden.

Auch persönliche Veränderungen wie ein Wechsel der Steuerklasse oder veränderte Familienverhältnisse können Anlass sein, die Lohnsteuerabzugsmerkmale anzupassen. Da der Freibetrag für zwei Jahre gelten kann, ist es sinnvoll, zu Beginn des zweiten Jahres zu prüfen, ob die zugrunde gelegten Annahmen noch zutreffen. Für Piloten, deren Einsatzmuster und damit auch der Verpflegungsmehraufwand von Jahr zu Jahr schwanken können, lohnt sich diese Überprüfung, damit der Freibetrag die tatsächlichen Verhältnisse möglichst genau abbildet und am Jahresende keine größere Differenz entsteht.

Die wichtigsten Punkte im Überblick

Zusammengefasst ist der Lohnsteuer-Freibetrag für Piloten ein einfaches und wirksames Instrument zur Verbesserung der monatlichen Liquidität. Wer hohe Werbungskosten hat – und das trifft auf die meisten Piloten zu –, kann diese über das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren bereits beim laufenden Lohnsteuerabzug berücksichtigen lassen, statt auf die Erstattung im Folgejahr zu warten.

Die wesentlichen Eckpunkte sind die Antragsgrenze von 600 Euro – bei reinen Werbungskosten also mindestens 1.830 Euro –, die Frist zum 30. November, die Geltung für bis zu zwei Kalenderjahre und die als Folge eintretende Pflichtveranlagung, die für Piloten ohne Belang ist. Wer seine voraussichtlichen Werbungskosten realistisch einschätzt und den Antrag rechtzeitig stellt, sichert sich einen spürbaren Zeitvorteil bei gleichbleibender Steuerersparnis. Der einmalige Aufwand des Antrags lohnt sich damit für die meisten fliegenden Arbeitnehmer.

Häufige Fehler vermeiden

Ein häufiger Fehler ist es, den Freibetrag zu hoch anzusetzen und dadurch eine Nachzahlung zu provozieren. Wer seine voraussichtlichen Werbungskosten zu optimistisch schätzt, erhält zwar unterjährig eine hohe Entlastung, muss am Jahresende aber gegebenenfalls nachzahlen. Es empfiehlt sich daher, eher zurückhaltend zu schätzen. Ein weiterer Fehler ist das Versäumen der Frist zum 30. November, nach der eine Eintragung für das laufende Jahr nicht mehr möglich ist.

Auch das Übersehen der Pflichtveranlagung kann zu Problemen führen – wer einen Freibetrag eintragen lässt und dann keine Erklärung abgibt, riskiert eine Schätzung. Für Piloten ist Letzteres allerdings unkritisch, da sie ohnehin erklären. Wer die Frist beachtet, den Freibetrag realistisch bemisst und die Erklärung pflichtgemäß abgibt, nutzt das Verfahren ohne Risiko und sichert sich den Liquiditätsvorteil über das Jahr.

Fazit

Mit dem Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren nach § 39a EStG können Piloten ihre hohen Werbungskosten bereits beim monatlichen Lohnsteuerabzug berücksichtigen lassen, statt auf die Erstattung nach der Steuererklärung zu warten. Voraussetzung ist, dass die berücksichtigungsfähigen Aufwendungen die Antragsgrenze von 600 Euro überschreiten – bei reinen Werbungskosten also insgesamt mindestens 1.830 Euro betragen. Der Antrag ist bis zum 30. November zu stellen und gilt für bis zu zwei Kalenderjahre. Die Eintragung eines Freibetrags führt zur Pflichtveranlagung, die für Piloten jedoch ohne Belang ist. Der Vorteil ist ein Liquiditätsvorteil über das Jahr. Die Inhalte dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Beratung.

Steuererklärung und Verfahren: weitere Ratgeber

Rund um die Steuererklärung und das Verfahren gegenüber dem Finanzamt vertiefen diese Ratgeber die einzelnen Schritte für Piloten:

Erklärung, Fristen und Belege: Steuererklärung mit ELSTER, Pflicht- und Antragsveranlagung, Abgabefristen und Verspätungszuschlag, Belege und Aufbewahrung.

Bescheid, Einspruch und Zahlung: Schätzung bei Nichtabgabe, Vorauszahlungen, Stundung und Ratenzahlung, Säumniszuschlag und Vollstreckung, Steuerbescheid und Einspruch.

Zuständigkeit, Identifikation und Lohnsteuerabzug: Finanzamt-Zuständigkeit, Steuer-ID und Steuernummer.

Beratung und Überblick: Steuerberater für Piloten, Steuer-FAQ für Piloten.

Prüfung, Korrektur und Auskunft: Selbstanzeige und Berichtigung, Betriebsprüfung, Verbindliche Auskunft.