Betriebsprüfung und Steuerprüfung für Piloten

Wer geprüft werden kann

Die Zulässigkeit einer Außenprüfung richtet sich nach § 193 AO. Ohne weitere Voraussetzungen zulässig ist sie bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die freiberuflich tätig sind, sowie bei bestimmten Steuerpflichtigen im Sinne des § 147a AO. Bei allen anderen ist eine Außenprüfung nur unter engeren Voraussetzungen möglich.

Für Piloten bedeutet das zweierlei. Selbstständige oder freiberuflich tätige Piloten – etwa Freelancer oder über eine eigene Gesellschaft tätige Flugzeugführer – unterliegen wie jeder Unternehmer der Prüfungsmöglichkeit. Aber auch angestellte Piloten mit sehr hohen Überschusseinkünften können betroffen sein: Wer die maßgebliche Grenze überschreitet, fällt unter § 147a AO und kann ebenfalls einer Außenprüfung unterzogen werden. Bei den hohen Einkommen im Cockpit ist das keine theoretische Möglichkeit.

Ablauf einer Außenprüfung

Eine Außenprüfung beginnt mit der Prüfungsanordnung nach § 196 AO, die dem Steuerpflichtigen bekanntgegeben wird und Umfang sowie Zeitraum der Prüfung festlegt. Der Prüfer hat sich beim Erscheinen auszuweisen. Geprüft werden die rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und die Bemessung der Steuer maßgeblich sind. Am Ende steht in der Regel eine Schlussbesprechung nach § 201 AO, in der die Feststellungen erörtert werden, gefolgt vom Prüfungsbericht nach § 202 AO.

Während der Prüfung treffen den Steuerpflichtigen Mitwirkungspflichten nach § 200 AO: Er hat Auskünfte zu erteilen, Aufzeichnungen und Unterlagen vorzulegen und die erforderlichen Erläuterungen zu geben. Die Unterlagen sind grundsätzlich in den Geschäftsräumen oder an Amtsstelle vorzulegen. Eine Außenprüfung ist im Übrigen unabhängig davon zulässig, ob die Steuer bereits festgesetzt wurde; sie kann die Steuerschuld dem Grunde und der Höhe nach ermitteln.

Das qualifizierte Mitwirkungsverlangen

Seit der Modernisierung der Außenprüfung steht der Finanzbehörde mit dem qualifizierten Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO ein Instrument zur Beschleunigung zur Verfügung. Es kann frühestens nach Ablauf von sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ergehen und ist innerhalb eines Monats zu erfüllen; in begründeten Einzelfällen kann diese Frist verlängert werden.

Kommt der Steuerpflichtige dem qualifizierten Mitwirkungsverlangen nicht oder nicht hinreichend nach, ist ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festzusetzen. Es beträgt 75 Euro für jeden vollen Kalendertag der Verzögerung und kann für höchstens 150 Kalendertage festgesetzt werden. Zusätzlich kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Zuschlag hinzukommen, und die Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist verlängert sich. Vermeiden lässt sich dieses Instrument, indem im Einvernehmen mit der Behörde Rahmenbedingungen für die Mitwirkung vereinbart und eingehalten werden.

Vorbereitung auf eine Prüfung

Wer eine Prüfungsanordnung erhält, sollte sich strukturiert vorbereiten. Zunächst ist der in der Anordnung genannte Umfang – die geprüften Steuerarten und Zeiträume – genau zu erfassen, denn er begrenzt die Reichweite der Prüfung und zugleich die Sperrwirkung für eine etwaige Selbstanzeige. Anschließend sind die relevanten Unterlagen für den Prüfungszeitraum zusammenzustellen: Aufzeichnungen, Belege, Verträge und bei selbstständiger Tätigkeit die Gewinnermittlung samt zugehöriger Nachweise.

Eine geordnete und vollständige Dokumentation erleichtert nicht nur den Ablauf, sondern reduziert auch das Risiko von Schätzungen oder nachteiligen Annahmen des Prüfers. Es empfiehlt sich, frühzeitig fachkundigen Rat einzuholen und die Kommunikation mit dem Prüfer über den steuerlichen Berater zu führen. Auskünfte sollten sachlich, vollständig und auf den Prüfungsgegenstand bezogen erteilt werden. Eine kooperative Haltung ist sinnvoll, ohne dass dabei Rechte des Steuerpflichtigen aufgegeben werden – etwa das Recht, sich bei strafrechtlich relevanten Fragen nicht selbst belasten zu müssen.

Was geprüft wird

Bei selbstständigen Piloten steht typischerweise die Gewinnermittlung im Mittelpunkt: die Vollständigkeit der Betriebseinnahmen, die Abziehbarkeit der geltend gemachten Betriebsausgaben und die zutreffende Behandlung von Abschreibungen. Auch die Abgrenzung zwischen selbstständiger und nichtselbstständiger Tätigkeit kann eine Rolle spielen, da hieraus Fragen der Sozialversicherung und der zutreffenden Einkunftsart folgen.

Bei angestellten Piloten mit hohen Überschusseinkünften, die unter § 147a AO fallen, richtet sich das Augenmerk eher auf die Vollständigkeit der erklärten Einkünfte – etwa aus Kapitalvermögen oder Vermietung – sowie auf die zutreffende Behandlung von Auslandssachverhalten. Da für diese Steuerpflichtigen besondere Aufbewahrungspflichten bestehen, ist eine vollständige Belegführung über die einschlägigen Jahre wichtig. In beiden Fällen gilt: Wer seine Unterlagen ordentlich führt und aufbewahrt, ist auf eine Prüfung gut vorbereitet und vermeidet unnötige Rückfragen.

Rechte des Steuerpflichtigen

Eine Außenprüfung ist kein rechtsfreier Raum, in dem der Prüfer unbegrenzt agieren könnte. Der Steuerpflichtige hat Rechte, die er kennen sollte. Die Prüfung ist auf den in der Anordnung festgelegten sachlichen und zeitlichen Umfang beschränkt; eine Ausweitung bedarf einer erweiterten Anordnung. Der Prüfer hat sich auszuweisen, und die Prüfung soll während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeiten stattfinden.

In der Schlussbesprechung hat der Steuerpflichtige Gelegenheit, zu den Feststellungen Stellung zu nehmen, bevor der Prüfungsbericht ergeht. Gegen die auf der Prüfung beruhenden Steuerbescheide steht ihm der Einspruch offen. Berührt die Prüfung strafrechtlich relevante Fragen, gilt zudem der Grundsatz, dass niemand verpflichtet ist, sich selbst zu belasten – die steuerlichen Mitwirkungspflichten und der strafrechtliche Schutz vor Selbstbelastung stehen hier in einem Spannungsverhältnis, das eine fachkundige Begleitung besonders ratsam macht.

Folgen und verbindliche Zusage

Nach Abschluss der Prüfung ergeht der Prüfungsbericht, auf dessen Grundlage die Steuerbescheide geändert werden. Ergeben sich Mehrsteuern, sind diese nebst Zinsen nachzuzahlen; ergeben sich Mindersteuern, kommt es zu einer Erstattung. Stand ein Bescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung, kann er nach der Prüfung entsprechend angepasst werden.

Ein wertvolles Instrument im Anschluss an die Prüfung ist die verbindliche Zusage nach § 204 AO. Sie kann für einen geprüften Sachverhalt beantragt werden, dessen künftige steuerliche Behandlung für die geschäftlichen Maßnahmen von Bedeutung ist, und ist gebührenfrei. Voraussetzung ist, dass die Rechtsfrage Gegenstand der Prüfung war und im Prüfungsbericht dargestellt ist. Es empfiehlt sich daher, in der Schlussbesprechung darauf hinzuwirken, dass klärungsbedürftige Dauersachverhalte ausdrücklich im Bericht festgehalten werden, um sich diese Möglichkeit zu sichern.

Schätzung und Mitwirkung

Kommt der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten nicht nach oder lassen sich die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln, kann das Finanzamt die Grundlagen schätzen. Eine Schätzung wirkt sich erfahrungsgemäß selten zugunsten des Steuerpflichtigen aus, da die Behörde innerhalb des ihr zustehenden Rahmens eher am oberen Ende ansetzt. Deshalb liegt eine vollständige und nachvollziehbare Belegführung im eigenen Interesse: Sie nimmt der Schätzung die Grundlage.

Das qualifizierte Mitwirkungsverlangen und das Mitwirkungsverzögerungsgeld sind Ausdruck des gesetzgeberischen Ziels, Prüfungen zu beschleunigen. Wer die geforderten Unterlagen fristgerecht und vollständig vorlegt, vermeidet diese Sanktionen ebenso wie eine nachteilige Schätzung. Bei umfangreichen oder schwierig zu beschaffenden Unterlagen empfiehlt es sich, frühzeitig das Gespräch mit dem Prüfer zu suchen und gegebenenfalls eine Fristverlängerung oder die Vereinbarung von Rahmenbedingungen anzustreben, statt die Mitwirkung schlicht zu verzögern.

Prüfungszeitraum und Verjährung

Der Umfang einer Außenprüfung wird in der Prüfungsanordnung festgelegt und erstreckt sich regelmäßig auf mehrere zurückliegende Jahre. Welche Jahre noch geprüft und geändert werden können, hängt von der Festsetzungsverjährung ab. Regulär beträgt die Festsetzungsfrist vier Jahre; bei leichtfertiger Steuerverkürzung verlängert sie sich auf fünf und bei vorsätzlicher Hinterziehung auf zehn Jahre. Die Bekanntgabe der Prüfungsanordnung hemmt zudem den Ablauf der Festsetzungsfrist für die geprüften Steuern.

Diese Ablaufhemmung bewirkt, dass die geprüften Jahre nicht verjähren, solange die Prüfung läuft. Das neu geschaffene qualifizierte Mitwirkungsverlangen kann die zeitliche Beschränkung der Ablaufhemmung weiter verlängern, wenn der Steuerpflichtige seine Mitwirkung verzögert. Für den Betroffenen bedeutet dies, dass eine zügige Mitwirkung nicht nur Sanktionen vermeidet, sondern auch dazu beiträgt, das Verfahren in einem überschaubaren zeitlichen Rahmen abzuschließen, statt es durch Verzögerungen unnötig in die Länge zu ziehen.

Arten der Prüfung

Nicht jede Prüfung ist eine umfassende Betriebsprüfung. Das Gesetz kennt neben der regulären Außenprüfung auch die abgekürzte Außenprüfung nach § 203 AO, die sich auf wesentliche Besteuerungsgrundlagen beschränkt. Daneben stehen besondere Prüfungsformen wie die Lohnsteuer-Außenprüfung beim Arbeitgeber oder die Umsatzsteuer-Sonderprüfung, die jeweils auf bestimmte Steuerarten zugeschnitten sind. Für angestellte Piloten ist vor allem die Lohnsteuer-Außenprüfung beim Arbeitgeber mittelbar von Bedeutung, da sie die Behandlung von Vergütungsbestandteilen betreffen kann.

Von der Außenprüfung zu unterscheiden ist die Tätigkeit der Steuerfahndung, die der Aufdeckung von Steuerstraftaten dient und über weitergehende Befugnisse verfügt. Außenprüfung und Steuerfahndung können nebeneinander tätig werden; eine Außenprüfung kann auch dazu dienen festzustellen, ob Steuern hinterzogen wurden. Wer im Rahmen einer Prüfung mit strafrechtlich relevanten Fragen konfrontiert wird, sollte die unterschiedlichen Verfahren und die damit verbundenen Rechte genau auseinanderhalten und sich fachkundig begleiten lassen.

Digitale Prüfung und Datenzugriff

Die Außenprüfung ist zunehmend digital geprägt. Die Finanzverwaltung hat das Recht auf Datenzugriff auf steuerlich relevante elektronische Aufzeichnungen und kann verlangen, dass die Daten in einem auswertbaren Format bereitgestellt werden. Für selbstständige Piloten, die ihre Buchführung elektronisch führen, bedeutet das, dass die Aufzeichnungen ordnungsgemäß, vollständig und maschinell auswertbar vorzuhalten sind. Formelle Mängel der Aufzeichnungen können bereits für sich genommen Anlass zu Beanstandungen geben.

Auch deshalb ist eine saubere, von Anfang an konsequent geführte digitale Belegablage ein wichtiger Baustein der Vorbereitung. Wer seine Unterlagen strukturiert und revisionssicher aufbewahrt, kann dem Datenzugriff gelassen entgegensehen. Die für bestimmte Steuerpflichtige geltenden besonderen Aufbewahrungspflichten verstärken diese Anforderung. Im Zweifel sollte frühzeitig geklärt werden, welche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im eigenen Fall gelten, um bei einer Prüfung nicht durch formelle Versäumnisse in die Defensive zu geraten.

Die wichtigsten Punkte im Überblick

Zusammengefasst ist eine Außenprüfung nach § 193 AO bei Gewerbetreibenden, Land- und Forstwirten, Freiberuflern sowie bei Steuerpflichtigen mit sehr hohen Überschusseinkünften nach § 147a AO zulässig. Für Piloten heißt das: Selbstständige unterliegen ohnehin der Prüfungsmöglichkeit, angestellte Piloten mit entsprechend hohen Einkünften können ebenfalls betroffen sein. Die Prüfung beginnt mit der Prüfungsanordnung nach § 196 AO und ist von Mitwirkungspflichten nach § 200 AO begleitet.

Das qualifizierte Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO kann frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Anordnung ergehen; bei Nichterfüllung droht ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je Tag für bis zu 150 Tage. Die Prüfung endet mit Schlussbesprechung und Prüfungsbericht, auf deren Grundlage die Bescheide geändert werden. Im Anschluss kann eine gebührenfreie verbindliche Zusage nach § 204 AO beantragt werden. Eine geordnete Belegführung und eine kooperative, fristgerechte Mitwirkung sind die beste Vorbereitung – und fachkundiger Rat ist bei einer Prüfungsanordnung stets empfehlenswert.

Kosten und Nutzen der Begleitung

Die Begleitung einer Außenprüfung durch einen steuerlichen Berater verursacht Kosten, die sich jedoch häufig auszahlen. Ein erfahrener Berater kann die Kommunikation mit dem Prüfer strukturieren, überschießende Anforderungen zurückweisen und darauf achten, dass die Prüfung den in der Anordnung gesteckten Rahmen nicht überschreitet. Zugleich sorgt er dafür, dass berechtigte Standpunkte des Steuerpflichtigen sachlich und belegt vorgetragen werden.

Bei selbstständigen Piloten sind die Kosten der Prüfungsbegleitung im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit grundsätzlich abziehbar. Der Nutzen liegt nicht nur in einem reibungsloseren Ablauf, sondern auch darin, nachteilige Feststellungen oder Schätzungen zu vermeiden und strittige Punkte fachlich fundiert zu klären. Wer die Prüfung ohne Begleitung bestreitet, läuft Gefahr, Mitwirkungspflichten und Selbstbelastungsschutz nicht richtig auszubalancieren. Die Investition in eine fachkundige Begleitung ist daher in den meisten Fällen gut angelegt.

Vorbeugung und laufende Sorgfalt

Eine Außenprüfung verliert ihren Schrecken, wenn die steuerlichen Verhältnisse laufend sorgfältig dokumentiert werden. Für selbstständige Piloten bedeutet das eine ordnungsgemäße, zeitnahe Buchführung mit vollständiger Belegablage. Für angestellte Piloten mit hohen Überschusseinkünften heißt es, die Nachweise zu Kapitalerträgen, Vermietungseinkünften und Auslandssachverhalten geordnet und über die einschlägigen Jahre aufzubewahren.

Wer seine Unterlagen jederzeit prüfungsbereit hält, kann einer Prüfungsanordnung gelassen entgegensehen und vermeidet den Stress einer kurzfristigen Rekonstruktion. Hilfreich ist zudem, bei zweifelhaften Fragen schon im Vorfeld Klarheit zu schaffen – etwa über eine Anrufungsauskunft bei lohnsteuerlichen Themen oder eine fundierte Beratung bei komplexen Sachverhalten. So lassen sich Streitpunkte häufig vermeiden, bevor sie überhaupt zum Gegenstand einer Prüfung werden. Eine vorausschauende, dokumentierte Steuerpraxis ist damit die wirksamste Vorbereitung auf jede Form der Prüfung.

Der typische zeitliche Ablauf

Vom Eingang der Prüfungsanordnung bis zum Abschluss vergeht in der Regel ein längerer Zeitraum. Nach der Bekanntgabe der Anordnung wird ein Prüfungstermin abgestimmt; der Steuerpflichtige hat Gelegenheit, sich vorzubereiten und die Unterlagen zusammenzustellen. Die eigentliche Prüfung kann sich – je nach Umfang und Komplexität – über mehrere Tage oder Wochen erstrecken, wobei der Prüfer Fragen stellt, Unterlagen sichtet und einzelne Sachverhalte vertieft.

Im Anschluss folgt die Auswertung, bevor in der Schlussbesprechung die Feststellungen erörtert werden. Erst danach ergeht der Prüfungsbericht, auf dessen Grundlage geänderte Bescheide erlassen werden. Wer diesen Ablauf kennt, kann die einzelnen Phasen gezielt begleiten: die Vorbereitung der Unterlagen, die sachliche Beantwortung von Rückfragen während der Prüfung und schließlich die Schlussbesprechung, in der sich noch Einfluss auf die Darstellung strittiger Punkte nehmen lässt. Eine vorausschauende Begleitung über alle Phasen hinweg trägt wesentlich zu einem geordneten Verfahren bei.

Fazit

Eine Betriebsprüfung betrifft nicht nur Unternehmen: Selbstständige Piloten und angestellte Piloten mit sehr hohen Überschusseinkünften können nach § 193 in Verbindung mit § 147a AO geprüft werden. Die Prüfung beginnt mit der Prüfungsanordnung, ist von Mitwirkungspflichten nach § 200 AO begleitet und endet mit Schlussbesprechung und Prüfungsbericht. Mit dem qualifizierten Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO und dem Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je Tag besteht ein Druckmittel zur zügigen Mitwirkung. Wer eine Prüfungsanordnung erhält, sollte frühzeitig fachkundigen Rat einholen. Die Inhalte dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Beratung.

Steuererklärung und Verfahren: weitere Ratgeber

Rund um die Steuererklärung und das Verfahren gegenüber dem Finanzamt vertiefen diese Ratgeber die einzelnen Schritte für Piloten:

Erklärung, Fristen und Belege: Steuererklärung mit ELSTER, Pflicht- und Antragsveranlagung, Abgabefristen und Verspätungszuschlag, Belege und Aufbewahrung.

Bescheid, Einspruch und Zahlung: Schätzung bei Nichtabgabe, Vorauszahlungen, Stundung und Ratenzahlung, Säumniszuschlag und Vollstreckung, Steuerbescheid und Einspruch.

Zuständigkeit, Identifikation und Lohnsteuerabzug: Finanzamt-Zuständigkeit, Steuer-ID und Steuernummer, Lohnsteuer-Freibetrag.

Beratung und Überblick: Steuerberater für Piloten, Steuer-FAQ für Piloten.

Prüfung, Korrektur und Auskunft: Selbstanzeige und Berichtigung, Verbindliche Auskunft.